當你在資源少的時候，你就該focus，把工作的優先順序排出來，如果你無法決定優先順序，代表你對策略的方向是不清晰的，對管理也不夠深入，當開發資源屬於少數資源時，要避免它形成資源瓶頸，你一定要讓這些人只做最重要的事。當你資源多的時候，你更該focus，否則你投入大量的人事成本，年底回過頭來會發現關鍵產出很少，但成本很高。
曾經有一次有個業務主管跟我說，我有14個專案想做，每個都很重要，每個都要盡快搞定，給你14組人，你幫我搞定。
我說：「第一，我現在沒有14組人，第二，就算我有，我也只做其中3個重要的，讓重要的事情優先被解決，效益才是最大的，所以還是請你跟我一起把優先順序定義下來。」
當你在資源少的時候，你就該focus，把工作的優先順序排出來，如果你無法決定優先順序，代表你對策略的方向是不清晰的，對管理也不夠深入，當開發資源屬於少數資源時，要避免它形成資源瓶頸，你一定要讓這些人只做最重要的事。當你資源多的時候，你更該focus，否則你投入大量的人事成本，年底回過頭來會發現關鍵產出很少，但成本很高。
有10個人，會有20個人的事情要做，當你有100個人，你會發先事情變成500個人才能做完，並不是真的有那麼多重要的事，而是太發散不聚焦，當你從小團隊開始就持續聚焦，你就不會讓你的資源無止盡的膨脹，除了人事成本會減少外，管理成本也會降低，最重要的，成果也會更顯著。
很多的企業在擴張的同時並沒有持續的focus在重要的事情上，因此在擴張過程中經營的績效持續降低，人均生產力持續下降，雖然總營業數字在上升，但攤開營運資料來看，你就發現這個成長是靠著人力堆疊出來的。
聚焦，是一個很簡單的觀念，但執行時其實極為困難，以下幾個方法，可以讓企業持續聚焦於關鍵任務上：
永遠要問：「為什麼要做這件事？」
當你手邊有盈餘的資源時，有事情做時你可能會不假思索的投入去做，而不會去思考是否人力過剩了，如果每件需要投入資源的工作開始前，你都會問投入的目的是什麼？可以產出的預期效益為何？那肯定會減少許多不必要的工作，也會讓公司資源的投入更聚焦。而持續的問為什麼，也可以讓大家更清楚現在我們的目標是什麼。
針對任務的優先級，需要建立排序原則
一個新的任務確認要執行後也不是立刻就插單進行，而是必須要跟現有的任務進行重要性評估與排序，很多企業在這件事情上做的很差勁，只要是緊急的、老闆來的任務永遠都可以插單，最終資源都投入在新的任務上，長期下來企業都聚焦於短期任務上，反而因此耽擱了長期的改善任務，為了持續聚焦，企業必須建立起大家都認可的任務排序原則，並且所有人都應該遵重此原則。
別因為是老闆說的就盲目投入資源
這一點既困難又關鍵，不管你的老闆有多睿智，他肯定都有很多突發奇想的概念在不知不覺中佔用了團隊的資源，但其實他可能只在某個會議中提到諸如「這新科技感覺很不錯，可以研究一下」、「馬上請人跟進一下」、「為什麼我們的產品沒有那個功能」、「這應該要有工具來輔助吧」等想法，但並沒有交代說這件事情需要立刻執行，即便是他要求希望執行的，在資源有限的狀況下，你也需要了解為什麼，也一樣要確認優先順序後才決定是否投入資源，很多人覺得既然是老闆提的，所以不敢問為什麼，也不確認優先級，這其實是陷老闆於不義；而身為老闆的人，若你希望公司更聚焦，工作更有效率，那請你自己按上述原則來指派新的任務。
定期檢視目標達成了沒
我們按著任務清單，將清單上的工作逐一做完了，但卻發現目標竟然未達成，此時很可能是我們的行動方案訂錯了，或者執行方向有了偏差。而定期去檢視目標的達成狀況可以協助我們去修正這個偏差，如果任務完成了，但離目標沒有更近一些，那代表規劃或執行出了問題，定期檢視可以讓我們聚焦回目標上，也可避免錯投資源。
 |
游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
