與會者的提前溝通，我認為是會議最關鍵的前置作業，溝通的目的有三：
1.告知會議預計要說明的內容
2.傾聽對方的需求與期待(解決痛點，帶來亮點)
3.承諾我們將如何滿足他的需求與期待 ，建立彼此的信任感
提前溝通時，務必讓對方知道你要跟他談什麼，並聽聽對方真實的想法與期待，然後誠實的讓他知道現在你能幫上他什麼，以及後續還能給他帶來什麼價值，必要時一定要承諾你對他的期待會全力的support。
(圖片來源：三國演義劇照，http://ent.sina.com.cn/v/2008-12-10/ba2290150.shtml)
這也是個我某次我列席高階主管會議時發生的案例，該次會議的簡報者小陳是我在公司一位很熟識的朋友，經過他的同意，我將這個案例放上來給大家參考，因為在那次經驗後，他再也沒犯過一樣的錯誤。
我先交代一下小陳的背景，他是負責某個新產品的產品經理，懂產品、懂市場，也懂技術，口才也不錯，多數會議的簡報都很順利，但在這場會議中他跌了一跤，因為這個會議花了三個小時，但沒有做出任何的結論，老闆要求他再開一次會把大家的問題都釐清，對與會者有個交代才能進行產品的上市。以下讓我還原一下現場：
業務副總：「你說這能帶來5,000萬的營收，具體是怎麼做到的？」
小陳：「這個新的產品搭配既有的產品一起訴求價值，估計可以帶來2,000萬的業績，然後我已經跟通路談好合作，那邊估計也會帶來1,000萬的業績，最後是細分的市場，我們認為有3-4個能打深的行業，我估計下半年開始發酵，應該衝個2,000萬沒問題。」
通路總監：「你是跟哪個通路合作，我怎麼都沒有收到通知？今年我們有新的通路策略，不曉得你清不清楚？」
小陳：「是XX超商，目前已經進入簽約階段，ㄜ…會後我把相關資訊轉給你看一下，然後新的通路策略是否方便會後再跟您請教？」
通路總監：「XX超商之前跟我們有些配合，但因為一些問題所以終止了，我可能需要再看看你的合約內容，否則你剛承諾的1,000萬可能也做不到了。」
小陳：「太感謝了。」
行業經理：「你剛剛所提到的3-4個行業，其中有一個行業是我負責的，我想了解一下你為何認為這產品在這行業能有極高的附加價值？」
小陳：「主要是根據我們去做的一些市調分析以及消費者訪談所得出的結論，如果我們可以提供諸如此類的服務，應該會有不少客戶買單的。」
行業經理：「聽起來是有點道理，但這個行業的客戶很刁，對服務的標準很高，你要做到他們能買單，我估計依你現在的人力來弄，半年內可能光這個個行業就差不多了，別提你還要處理其他3個行業的需求，我建議要不就是增補人力，要不就是鎖定我這個行業做深，機會可能還比較高。」
小陳：「嗯，這是個很不錯的建議，我會認真考慮。」
業務副總：「從剛剛一路聽下來，我現在又對5,000萬能否達成感到沒信心，總經理，我想今年我可能還是先不推這個產品了，等它成熟與明確後再說。」
總經理：「嗯，聽起來通路、行業跟業務主管們都有不少的問題，小陳，我看你回去再整理一下，我們下週再找時間討論。」
小陳：「好的，了解，那我回去整理一下再請秘書敲下禮拜的會議。」
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其他主管們陸陸續續走出會議室，而小陳略帶沮喪自顧自的收拾著，我走到他旁邊跟他攀談。
gipi：「這個產品很不錯，應該有機會大賣。」
小陳：「是啊，我想我要好好準備下週的簡報，把他們剛剛提到的問題都放入我的方案中，確保大家都能接受我的提案。」
gipi：「千萬別這麼做。」
小陳一臉疑惑的的看著我，問我：「為什麼？」
gipi：「你真的覺得他們比你更熟悉這個產品嗎？」
小陳：「當然不是，但他們比我會銷售，比我懂行業，也比我熟通路，但講到產品，應該是我最熟悉了。」
gipi：「是的，我想這一點他們也都清楚，但剛剛簡報中你的回覆，他們一一駁斥，而你也一一接受，沒有任何的反擊。」
小陳：「我認為在這個場合直接反擊最後會變成爭論，唉，加上他們提的那些問題我也沒辦法很精準的回答，所以只好接受。」
gipi：「所以你會前沒有找過他們任何一個討論過嗎？」
小陳：「沒有，因為我想說就在會議中一次談清楚就好。」
gipi：「嗯，這種想法是有風險的，我知道你口才很好，但你一次要面對的人太多，加上他們對你的『信任感』還不足夠，畢竟你沒有了解過他們的實際狀況，他們根本不敢貿然在會議中接受你的方案，只好提些問題來排除自己的疑慮，而當每個人都有疑慮時，會議就很難達到預想的目的，除非你本身的主導性非常強，否則下禮拜再開結果還是一樣的。A行業經理提出的問題可能是其他幾個行業經理共同的問題，業務副總提出的問題則可能只是他眾多問題的一個問題，還有一堆問題還沒問到，但在這種會議上，你很難讓每個人都暢所欲言，然後你一一回答到他們滿意。」
小陳：「也是，我想我在下週報告前先去找他們每個人私下聊聊好了。」
gipi：「對的，祝你順利。」
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第二次會議小陳依著他的步調去簡報，並不時帶到自己與各與會者討論的內容，並在簡報中穿插他的解決方案。
小陳：「上次會議後我與通路總監說明過XX超商的合作狀況，並聽取他的建議再擴展第二條渠道，這對公司來說等於多了一個可能的營收來源；而行業的產品包裝，經過與3位行業經理討論後，認為方案A與方案B是非常適合在這幾個行業中銷售的，對應的訂價與細部的產品規格已經有共識，請看看畫面上這張表。」
業務副總：「可以讓總經理看看我們上週討論出來的產品營收預估嗎？」
小陳：「沒問題，副總，這部分我想由您說明更清楚。」
業務副總：「總經理，跟您報告一下，上禮拜我跟小陳談過後，我對這個產品更了解了，認為光是與既有產品一起銷售，我就有信心可以賣2,500-3,000萬，通路的部分，我也跟通路這邊談過，同時開兩條通路，保守估計應該也有750-1,500萬，最後是行業，我找過幾個行業經理們討論，大家普遍認為這一領域目前還沒看到市面上有很強力的競爭者，我們如果趁早進入，有可能半年後就能收成，根據過去的經驗，我認為這一塊的潛在價值說不定比前兩者更高，我有信心5,000萬能做到。」
總經理邊聽邊看通路與行業主管們的反應，而大家也紛紛點頭同意確實有討論過這些事情，接著老闆看了看小陳，示意他繼續。
小陳：「謝謝副總的補充，我想大家都充分的了解了這個產品，也清楚我們接下來的方向，所以會後我會著手進行這個產品的上市準備，屆時有勞各位的配合了。」
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會後小陳約我去附近的咖啡廳喝咖啡，他眉飛色舞的跟我說：「爽，真的太爽了，根本沒想到業務主管會這麼support，說的如此義無反顧。」
gipi：「呵呵，因為他了解了你的產品，也信任你了，加上他對你的產品真的燃起興趣，認為有利可圖，所以他才會主動找其他人討論。」
小陳：「沒想到只是多做了一個會前溝通的動作，一切都變的這麼順利，太感謝你的提醒了。」
gipi：「因為我自己經歷過，也看過太多類似的案例，簡報沒有問題，只是他們根本不信任你，他們對你的話沒信心，為了建立他們對你的信賴感，我才會給你那樣的建議，不過你神來一筆直接請業務副總說明也是一絕，讓別人來代你說明證明他們認同你的提案，也會強化其他人對你的信心。」
小陳：「好說，這種基本的簡報技巧我還有，不過還好你在會議中，不然第二次簡報我可能又要犯一樣的錯誤了。」
gipi：「好朋友不用客套，多請兩杯咖啡就好，哈哈。」
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游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
1.告知會議預計要說明的內容
2.傾聽對方的需求與期待(解決痛點，帶來亮點)
3.承諾我們將如何滿足他的需求與期待 ，建立彼此的信任感
提前溝通時，務必讓對方知道你要跟他談什麼，並聽聽對方真實的想法與期待，然後誠實的讓他知道現在你能幫上他什麼，以及後續還能給他帶來什麼價值，必要時一定要承諾你對他的期待會全力的support。
來自各方的人都談妥後，就可以召開下次的會議了。