gipi的學習筆記-經營管理、數據思考、終身學習

某次在茶水間碰到一位同事Jamison，閒談之間我們聊到最近他所負責的一個案子。

gipi：「那個老闆交代，萬分緊急但又有點賽的案子狀況如何呀？」

Jamison：「別說了，這麼賽的案子真的沒把握能做完，更別說是要準時在兩個月後交出來了。」

gipi：「碰到什麼困難，說來聽聽，看看我能不能幫上忙。」

Jamison：「太多部門參與，太多人有意見，討論很難有共識，就連要敲個會議時間都困難，橋人力也要橋老半天，資訊部跟我說要兩個月後才能有人力幫忙，兩個月，專案還要做嗎？」

gipi：「聽起來都是跨部門專案常見的問題，那你有什麼打算嗎？」

Jamison：「一種是兩個月後提頭去見老闆，另一種當然是呈報老闆，請老闆幫忙橋人力。」

gipi：「呈報老闆是肯定要的，但對這個專案往下該如何推進，細節的部分你有沒有譜？」

Jamison：「你指的是什麼？」

gipi：「橋多少人力？多久？橋到人力怎麼做？沒橋到又怎麼做？橋到後第一件事情要幹嘛？如何確保專案可以繼續往下？」

Jamison：「有想一些，但沒有想這麼多，現在只想先橋到人力，見步行步。」

gipi：「我沒唬你，但這樣子這專案可能收不了尾了。」

很多接下跨部門專案的PM抱持的心態跟上述的Jamison一樣，心裡總是想著「資源不在自己手上，實在難做事」，碰到狀況時心裡浮現的念頭是「這案子太麻煩，難協調，還是請老闆出馬好了」，當案子明顯delay時，會更往歪處去想「資訊部不準時support我，專案會delay也不是我能控制的」，總之，問題的原因都不在自己身上，永遠都是they的錯，這句話有沒有很熟悉，這不是我們政治人物常見的推諉說法嗎？既然你這麼討厭政治人物說這種話，你怎能容許自己也成為跟他們一樣的人，既然案子給你負責，你就該對這個專案負責到底，這是身為PM的基本素養，本篇跟大家分享幾個跨部門專案經理應該要具備的觀念，讓你在負責跨部門專案一樣能準時結案。

觀念一：正式授權是一個必要條件，但做好組織溝通才是專案成功的關鍵因素
對於正式授權的觀念，我在這篇與這篇都提過，但這只是告訴大家你是這個專案的owner，取得必要的權限，並告知其他單位你將會需要他們協助，但當專案實際運作時這些人是否會挺你，會否在老闆前說一套，背後做一套，這就是所謂的組織溝通問題，我曾在這篇提到這個觀念，橫向的溝通在專案進行過程非常的重要，而橫向的人脈則在平時就該努力建立，讓大家願意配合你，這是專案能否順利進行的關鍵因素。

觀念二：你是專案負責人，但你不是所有人的老闆
我們常常說，在專案進行過程中，PM對整個專案負責，所有的事情PM說了算，這句話在跨部門專案中必須要打個折扣，你是對專案負責，但並非凡事你說了算，因為你不是所有人的主管，大家會配合你出席所召開的會議，但他們會希望知道這個會議在專案中扮演的角色是什麼？他們該做些什麼準備？會議後他們應該要幹嘛？你有義務讓大家很清楚為什麼要他們來參加一個兩小時的會議，專案每件事都要有明確的目的，不能有「我是負責人，隨時都可以招集大家的權力」這種想法

觀念三：要求要明確，別讓成員猜測，也該避免任何做白工的可能
跨部門專案經理的威信要建立很不容易，但要摧毀卻是輕而易舉，你只要開幾個沒目的性的會議，要別人幫忙卻又說不清楚要幫什麼忙，沒有照著計畫來進行你的專案，時常變更範疇與時程，讓大家跟著你一團亂，那你很快就會被定位成不適任的PM，專案中的每件工作會有什麼交付產出物？對這個交付產出物的要求什麼？何時由我開始做？希望我何時做完？任何事情都要明確，是我對跨部門專案經理的第一個要求，時程要明確，交付物要明確，會議主題與目的要明確，只有明確的要求才會有明確可預期的結果

觀念四：沒有什麼叫別人的事，在專案內，就是你的事
跨部門專案，雖然有許多的事情是由其他單位協助完成，但PM千萬不能抱持著將事情交待出去就了事，專案如果delay，要負起責任的還是PM而不會是其他人，若你推卸了這個責任，首先，你會被認定為一個不合格的PM，其次，你也會給合作單位一些負面的印象，認為你將問題推到他們身上，但他們可能早就跟你說過專案有風險，但你卻不曾處理，未來大家在與你合作時就會有許多的防範，這件事到最後損失的還是你自己。記得，在專案內，所有的責任你必須要一肩扛起，時時追蹤狀況，與其他單位維持好關係，並提供明確的資訊與要求，讓大家都在專案的軌道上，不至於脫軌。

觀念五：先成就團隊，而後成就自己
身為跨部門專案的PM，既是專案負責人，也是專案的操盤手，如果專案成功了，你的功績簿上當然會被記上一筆，但請記得別急著邀功，過程中你的許多產出都是仰賴跨部門團隊而達成，請記得讓他們先享有榮耀，當團隊辛苦完成一件工作時，請不要吝於稱讚他們的貢獻，並將這樣的資訊發送給老闆們，藉此感謝團隊的付出，讓團隊成員們知道你不是那種會獨攬功勞的PM，他們往後會更加願意與你合作，往後你的跨部門專案就會運作的愈來愈順暢，記得，先成就你的團隊，而後成就自己。

跨部門專案PM，所需的技能與觀念都與部門主管雷同，一個能扮演好跨部門專案PM角色的人，大多是很好的主管候選人，我們也常會以跨部門專案來進行儲備主管的訓練，所以，對主管職務有興趣的朋友，請把跨部門專案PM當成一個晉升主管的踏板吧。