gipi的學習筆記-經營管理、數據思考、終身學習

今天要談的是人力資源管理，關於職場上的應對等議題我在本文中不會有太多著墨，我想在我其他的文章中就有提到非常的多，今天我主要針對組織、權力等面向來探討人力資源管理。

組織與權力結構
談到人力資源管理，就一定要談組織結構，如果你有看過專案組織理論，應該知道功能型組織與專案型組織這兩個大分類，所謂的功能型組織我們簡單的以下圖呈現：
 

在功能型組織中，成員依專業分工，行銷、會計、工程等部門，這稱之為功能型部門，每個員工有一個主管，這類組織的權力集中在Functional Manager手上，因為你的專案成員們是散落在不同的部門中，所以當你想要動用人力時，你必須要跟Functional Manager進行協調，這種情況在組織中很常發生，如同我先前的一篇文章所述：
[嘀咕]專案管理的尚方寶劍-正式授權

在這樣的情況下你應該盡可能的取得更多的權力，以確保你工作能順利進行，如果你有一件工作需要跨單位協作，那請務必要向你的主管要求授予權力。

權力的大小，除了位階外，還有其他取得方法
在工作上，除了能力外，權力的大小也扮演著舉足輕重的地位，我們都知道主管本身具備有一定的權力可以對member進行聘用與解聘，這是公司賦予主管角色的「正式權」，也就是因為你的職務或者職位而獲得的的權力，但除了正式權外，有一種因接近擁有極高正式權或者專業權的人而擁有的水平權力，很多時候他可能是參考權，這部分可以參考：
嘀咕]提高說話份量

如果你本身具有很高的位階，那對你來說你已經取得了正式權；如果你本身擁有很高的專業能力，那你已經取得了專業權；而如果你想進一步增加自己的權力，那可以以水平的方式接近權力核心來做強化，如果你今天只是個菜鳥怎麼辦？要說專業權沒有，想要正式權可能也只有一丁點，但事情總是要完成的，這時候你便必須要仰賴外力來給予協助，例如以下幾種技巧：

1.透過Mail的CC技巧來提高做事力道
這篇文章中我提到一些寫Mail的技巧：[嘀咕]寫Mail該注意哪些事。

當我們本身的權力不夠時，透過信件CC的方式，一來尊敬對方，二來讓自己主管知道這件事情，三來還有提醒對方兩邊的主管都已經知道此事，對方也會更認真看待此事，你如果直接寄信給他，卻沒有CC給任何人，你的信件可能是石沉大海，當你再寄第二封信，才把雙方主管都拉進來，擺明了就是要逼對方回應，沒有不好，但如果第一封信就這樣處理可能會更好一些，所以，養成寫Mail的好習慣吧，這會讓你事情更好處理的，當然了，寫Mail該注意的地方可要多留意囉。

2.透過引述其他有權力者的話來提高說服力
在一場會議中，如果你是參與者，但在場的人員不是比你高階就是比你資深，在權力上你一樣趨於弱勢，在這種狀況下，除了靠你的專業能力外，適時的引用別人的話也是很重要的技巧，例如：「如同陳總說的，我們是否就朝這個方向繼續推動？」、「謝謝黃副總的指導，提醒了我們該從另一個角度去思考這件事情。」、「今天的議題我們就以前頭蔡總所建議的框架去進行，從這個框架往下討論。」，這樣的一句話看似無關緊要，但其實這非常非常的重要，因為通常大家比較不會否決由某高官所提出的觀點，你可能感嘆同樣的東西自己講沒人要聽、無效，但從XX總口裡說出卻被奉為圭臬，其實不用太懊惱，因為這就是權力，當你有權力時，做事情都變得簡單，當你沒權力時，就要懂得如何借力使力。

3.運用公眾力量來促成責任指派
當一場會議接近尾聲，剛剛記下來了5-6點待辦事項，其中有3項是需要其他單位幫忙，但因你沒有權力直接指派工作給他人，你開始擔心今天的會議雖有決議，但卻無法往下進行，這時候該怎麼辦？其中一項技巧當然是請自己的主管提出支援的請求，這是最直接有效的，如果主管並不在場，那我們一樣可以透過一些詢問式的方式讓對方同意進行支援，例如你可以說：「陳副理，這項待辦事項可能會需要您的幫助，是否可請您指派同仁給我一些建議與指導呢？」，如果對方同意，那請對方給你一個人名，直接將人名放到會議紀錄的待辦事項的備註欄，註明將由XXX協助自己完成。會議是個公開場合，而且通常有比自己位階更高的人員參與，在這個公開場合下答應的事情一般來說比較不會反悔，因為那是一種公開的承諾，這也是一種借用情境力量的做法。

本文中主要跟大家分享一些組織與權力的議題，管理的議題比較少碰觸，因為既然是基本功，絕大多數人需要的會是如何了解組織結構與取得權力，這也是本篇的主軸所在，希望對大家有些幫助。

游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。