gipi的學習筆記-經營管理、數據思考、終身學習

在第一階段的範疇管理中，我們大致上已經確認了我們做一件事情該做的範圍了，接下來就要看我們能否在時限內完成這項任務，因此接著要談的是時間管理，在談時間管理時有幾個詞就不能不提了：里程碑、WBS與優先順序。

里程碑
里程碑主要顯示專案過程中重大事件時程點、檢驗點或階段分界點，一件任務如果時間上長於兩周，我在習慣上就會列三個里程碑：
1.確認清楚工作內容與可用資源
2.其中進度報告
3.交付

如果一件任務的時間更長，那里程碑數量就會隨著增加，里程碑其實有個很重要的目的就是對高階主管報告你工作的進度用，一個清楚的里程碑切分，會有助於你向上呈報"概略"的進度，例如專案的開發會有需求收集、分析、設計、程式撰寫、測試、交付等階段，如果我們以這做為里程碑，你只要跟老闆說你現在已經完成設計階段，那他大概就可以約略的抓到你的進展了。

WBS(Work Breakdown Structure)
相關的解釋可以參考維基百科(工作分解結構)，以下為一個WBS的示例，將一件大項工作再往下拆解到一件可獨立被管理與衡量的單位，例如購買材料包含塗料、梯子、刷子、滾輪、牆紙除去劑等，我們可以把這幾項工作分別交給不同的人採買，可能也需要花上不同的時間。

• 準備材料
  • 購買塗料
  • 購買梯子
  • 購買刷子/滾輪
  • 購買牆紙除去劑
• 準備屋子
  • 去除舊牆紙
  • 去除可拆卸的裝飾
  • 用舊報紙覆蓋地板
  • 用膠帶覆蓋電子開關或插座
  • 用單子覆蓋傢具
• 房屋粉刷
• 收拾房屋
  • 清除或存儲剩下的塗料
  • 清洗刷子/滾輪
  • 去除舊報紙
  • 去除覆蓋物

WBS如他名字所示，就是將工作進行分解，當我們能將工作做適度的拆解，就能夠更看清事物的本質，有哪些事情要做，我們就不會忽略掉，而也因為拆解的仔細，我們可以將工作量與時間估的更精確，因為估算購買塗料、梯子、刷子、滾輪、牆紙除去劑等的時間加總，就是我購買材料所需的總時數，拆開來估一定比直接估算購買材料的時間更精確。

優先順序
談優先順序，我們就不能不先看看這個重要性-緊急度的矩陣：
 


一般我們在談工作的優先順序時，一定會談到這樣的矩陣，一件工作如果既重要又緊急，那一定是馬上處理，沒有太多問題，而不重要也不緊急的，那就算放著不做短時間內也不會有問題，通常會發生狀況的都是介於這兩者之間，以上是一個很簡單的分辨方式，而在專案管理中，有教我們另一個做法，那就是去識別出工作的相依性。

有些工作有一定的先後，例如：先配管再配線，這是屬於本質上就有優先順序的工作，稱為強制相依；有些工作屬於經驗或者最佳實務，例如：先開規格再寫程式，這種順序稱為偏好相依，這些相依規則可以協助我們在排定工作的優先順序上帶來一些幫助。當然了，有些時候事情的重要與不重要並不單單看事情本身，跟老闆與主管確認哪個先處理通常也是必要的。

以上是時間管理的基本，以下我們進一步談一些與時間管理也有直接關係的議題。

確保關鍵資源可用
當我們展開了WBS，在其中有些項目是需要別人來協助完成的，例如我7/15號要去客戶家做產品介紹，我需要presale跟我一同前往作demo與前期銷售，這代表的我要完成7/15號的任務，我需要presale的支援，我必須提早預約presale的時間，若我沒有提早確認，到時候presale騰不出時間來，那我的任務就一定會delay了，連帶的也會影響我後面的整體計畫，所以在計畫排定後，確保關鍵資源的可用性是一項很重要的關鍵。

確保要徑的活動順利進行
雖然我們在一項比較大型的專案上頭不會使用要徑法，但其實要徑在短期任務上頭是蠻有用的，因為任務本身時程並不長，所以任何一項工作的delay可能就會影響到整體的進度，如果我們現在手上的工作非常單純，只有一條路徑，那他就是唯一要徑，我們的目的相對單純，就是確保這上頭每一個任務都是在我們規劃的時間內完成，不會有所延遲，如果有兩條以上的路徑，那我們一樣要關注要徑上的活動，對每個枝微末節都該留意。

任務能否準時完成，是你的責任
這跟專案很像，一個專案的成敗，取決於PM，不是取決於你的老闆或者其他人，你就是整個專案的負責人，你就該當責，而負責一項工作也是一樣的，當老闆交辦下來，指名你該負責時，任何的時間延誤與誤差，都是你的責任，所以關注每項工作產出的時間，如果必須要其他資源投入的必須要盡快安排，如果因為某件工作卡在別人身上，也要盡快去跟催與督促，你的工作就是讓任務準時完成，不要有太多的藉口。

時間估算上，該預留餘裕
講簡單的一點就是buffer，有時候我們估算工作量為講求精準，會估一個最有可能的時間，或者簡單的以天為單位來估算工作量，但我們也知道每件事總有例外，而這些例外就是要阻止我們準時的交付工作，所以多數時候，我們估算我們的工作時會稍稍放大所需的時間，幫自己留一些可運用的空間，這在專案管理中稱為浮時，有效的運用這些浮時，讓我們不會總是估的太吃緊。

專注重要的工作
其實排定好工作順序與計畫後，一切看來就可以順順利利的進行了，但我們在實際工作中發現，即便已經安排好工作，但有些人還是無法準時的將工作交付，探究其原因後發現最主要的原因是不夠專注，會常常分心去做別的事情，有時一晃眼就過了一個小時，這才發現自己去做了不重要的事情，一次又一次，工作的效率就會非常不好，如果你也有這種毛病，就儘量讓自己不要置身於會分心的環境下，當排定好這一段時間要做某件事後，就專心的做到完吧。

以上大概是我針對時間管理的分享，給大家參考。

游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。