gipi的學習筆記-經營管理、數據思考、終身學習

範疇管理大概是我們在工作上頭最關鍵的一項工作了，當老闆交辦一項工作下來時，你如何確保你完全明瞭老闆要你做的內容是什麼？也就是說做到那些東西就能滿足老闆的需求，老闆要的是一部LUXGEN的國產車，你卻買了一台日製的TOYOTA給他，因為你告訴他TOYOTA的車品質比較好，而且比較省油，但老闆卻跟你說他買LUXGEN的原因是他愛國，把你痛罵了一頓，說你搞不清楚狀況。

範疇管理清楚的告訴你：「完成所有範疇內的事情，且只做範疇內的事情。」

以上的案例中我們可以看到，因為他沒搞清楚老闆想買LUXGEN的背後原因，所以自作聰明的買了TOYOTA汽車，老闆交代他的工作，他不只沒完成，還多花了錢買了老闆不想要的TOYOTA汽車，賠了夫人又折兵。

當老闆交代一件工作時，我們應該多運用5W1H的法則來跟老闆確認他的需求細節：

*What：
先問老闆要你做什麼事情？這句問的是事件的本身，例如採買一台LUXGEN的房車。

做到什麼程度算是完成？這句問的是最終的產出，例如一台LUXGEN汽車，或者一份評估報告。

該包含哪些內容？這句問的是產出的細節，例如一份評估報告中可能包含多款車型的優缺點、價格等。

*Why：
為什麼要做？這句話問的是背後的意涵，這非常重要但卻常常被遺忘，前面的例子就是採購人員忘了問老闆想買LUXGEN的原因，所以搞錯了採買方向，其實做報告也是一樣的，了解這項任務背後的意義才能真的做到符合需求的結果。

*When：
何時要交出成果？這跟時程管理有關，但跟範疇也會有關係，通常一份工作交代下來，大概都會有一個明確的交期，如果沒有交期代表這個任務重要性並不高，但老闆常常會跟你說愈快愈好，這是很危險的，你應該很明確地問清楚到底交期是何時？時間的長短將會決定你到底該準備多完整的內容，你排訂的計畫內容也會因此而受到影響。

*Who：
有誰可以幫助我或者讓我請教？這句問的是有沒有其他人跟我一起做事或者可以讓我諮詢，有些工作不見得靠我們自己就可以完成，可能需要仰賴外來的助力才能做好，若我們自己無法掌握這些資訊，跟交辦任務的人請益是最有用的。

哪些人力我可以用？這代表除了自己之外，你還有其他可動用的人一，但也必須要確認這個人力的可用狀況，有可能是交辦人口頭的承諾，並未真正的將這個人力分配給你，你必須要清楚把握自己手上可用資源。

與會者有誰？用來確認最終的產出要呈交給誰，或者最終的結果要對誰報告。

*Where：
在哪個地點？這一項比較單純，但若你是跨國團隊，也該明確的問清楚地點，若是召開會議，也要問清楚開會的地點。

*How：
如何完成？是否有相關工具或者資訊可以參考？這一項也是詢問有用的資源，當你要完成一份報告時，有可能可以取得過去的參考資訊，或者從資訊系統理查到你要的內容，有些內容甚至已經整理過，你自己不用再花功夫進行。

善用5W1H的法則，你可以清楚的將需求提出者(可能是老闆)的要求具象化，但問問題時千萬要記得"需求"(或稱期望)本身應該要是可被衡量的，在專案管理中稱為操作型定義，例如：愈快愈好，那到底期望值是多少？底限是多少？愈便宜愈好，那倒底經費上限是多少？這些都要明確，否則做出來的東西會常常無法交差。

範例：老闆交代我做一項社群行銷的簡報。

我可能會問：
1.(why)為什麼要作社群行銷這個主題？
2.(what)希望得到些什麼結果？哪些內容一定要包含在裡頭？
3.(when)什麼時候要？
4.(who)到時候要對誰報告？公司以前有誰做過類似的報告嗎？小明可以幫我收集一些資料嗎？
5.(where)需要booking會議室嗎？
6.(how)有沒有相關的資料可參考？

以上的問題是最基本的，當問完後必須針對需求提出者的回答在做第二層的探索，這樣就可以比較清楚整件工作的細節。

游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。