gipi的學習筆記-經營管理、數據思考、終身學習

看著Andy在台上做著簡報，台上的他看起來好有自信，口語表達、抑揚頓挫恰到好處，台下也被他風趣的用詞與肢體動作逗得笑呵呵，Jimmy不禁心想：『要怎麼做才能像那他個樣子？』，想起自己每次上台就手腳發冷，看著自己做的投影片，感覺投影片的內容好像不是自己做的一樣，除了逐字將內容唸完外，本來計畫想要講的內容卻一個字也講不出來，每次總是很懊惱，為什麼自己這麼容易緊張？為什麼自己不能跟別人一樣把簡報做好？為什麼我私底下跟別人講話都可以侃侃而談，但一上台就像變成木頭一樣，緊張到不行？

這種狀況在職場這幾年已經看過很多，有些人甚至想求助於卡內基的訓練課程，我想卡內基的訓練課程對某些人是有幫助的，但不見得每個人的問題都出現在口才與表達能力上，還記得在大學時候，我並不是一個認真上課與準備報告的學生，大一到大三很多堂課的上台報告我都是拿著報告的內容上台例行性的將報告內容「念」完，內容乏善可陳，但我本身並不會緊張，也不是不擅表達，我只是沒花時間好好準備我的簡報，直到大四一堂MIS課程，做case studying，那次我準備了很久，也把這個case studying的內容查得清清楚楚，我還記得當初報告的案例公司是德國藥商默克，在簡報的時候我不太需要看投影片內容，把故事交代清楚，然後分析案例內容，講得頭頭是道(自認為啦，哈哈)，結束後，我心裡給自己按了一個大大的讚，我覺得今天我的表現真是歷史最佳，哈哈。

舉我自己的案例來說，我本來做不好簡報的原因不是因為口才不好，而是準備不周，而一開始案例中的Jimmy，本身或許也不是口才的問題，而是因為緊張，而且是過度的緊張，對付緊張有對付緊張的方法，像我自己就是對自己說：『準備這麼久不就是為了今天，把準備的東西好好講完，不要浪費了。』、『今天由我報告，我有信心現場沒有人比我更懂這部分，我要緊張什麼呢？沒什麼好緊張的。』，這些都是在報告前紓解緊張情緒的方法，我也會試著跟與會的人閒聊，或以比較輕鬆的開場來緩解氣氛，讓自己進入狀態中。

我想每個人面對上台簡報這件事，心裡多少都還是會有緊張的成分存在，而我認為要消除緊張最關鍵的地方仍在於『你對你今天要簡報的東西有沒有信心』，如果你準備的很充分，不管在哪一段被中斷，你都能夠迅速的接上，反之，如果你準備的不夠充分，那就算有再好的口才，再大的膽量都沒有用，我看過一些自認口才很好的人，在簡報時會帶笑話，跟現場互動良好，但在關鍵的簡報內容部分卻講的零零落落，對我來說，這些人擁有好口才與優秀的溝通能力，但專業部分卻是不及格的，因為他把重點放錯了，一份商務簡報最重要的是將主題清楚明瞭的說明：
[嘀咕]如何做好一份簡報？-從一場糟透了的簡報談起

一份簡報，可以將內容平舖直述的講完，就可以得到70分了，如果輔以案例、情境並設定好聽眾會問的問題，大概就有90分了，剩下的笑話與現場互動能力，這些對專業講師來說很重要，因為會有助於讓現場氣氛較活潑，但這對商務簡報來說，幾乎可有可無了，而我們如何拿到最基本的70分呢？

1.跟自己比較
在跟別人比較之前，先跟自己比吧，你是否清楚簡報的目的、對象等關鍵因素？你的簡報內容是否完整？投影片的內容你是不是已經滾瓜爛熟了？別人可以談笑風生是他的能力，也是他的努力，在學習對方之前，先省視自己的狀態，先要求自己把70分拿到，不要急著追求後面那30分，拿下70分即使不到可圈可點，但起碼已通過基本門檻了。

2.反覆練習
你順過幾次稿？一份簡報必須要反覆的練習數十次才能確認自己想表達的意思都已經在簡報中陳述了，過程中你可能還會持續的修改簡報內容，直到簡報與你的思緒一致為止，一份簡報可以每次都講的分毫不差，那就是一種功夫。

3.說出口，不要只在心裡想
在反覆練習時，請務必記得將腦袋裡想的東西唸出來，為什麼？這是經驗談，很多時候我們腦袋裡已經轉了數次，整個情境看起來都設想的很好了，但實際上台講的時候才發現自己竟然無法把心裡所想的東西完整的表達出來，我歸納這個問題是思緒的選擇性跳躍，在一些我認為不會有太多問題的地方，腦袋轉到那部分時就會自然地忽略它，覺得絕對不會出問題，後來發現，就是這樣的想法，讓我幾次在簡報時腦袋打結，後來不管怎麼樣，我簡報時一定要將腦袋裡想的東西清楚地唸出來，以免有偏差。

只要做好準備，簡報中每個slide、每個數據你都已經清楚你想要講什麼，那拿下70分想必就不會困難了，而如何精進自己再拿下20分呢？我一樣有以下的幾個建議：

1.善用生活化例子
我們簡報的對象常常是客戶、主管或者更高階的人員，這些人對我們簡報的東西不見得都很熟悉與了解，當講到專有名詞或者特性時，務必要舉生活化的例子來協助聽眾了解你的意思，例如我們很常用動物—>狗作為例子來說明物件導向的繼承觀念；當談到整合時，我們可能會舉萬用插座來作為例子；講到雲的概念時就以水廠與電力公司來當例子等等，生活化一點的例子可以讓與會人員更容易理解。

2.引入情境
如果你簡報的對象分別有不同的身分背景，適當的引入情境會更讓對方信任你，例如針對高階主管的簡報，從公司營運角度切入談戰略分析；針對製造業客戶談生產程序；對食品業談起雲劑的因應之道等，都可以讓人更深入其境。

3.預想對方會詢問的問題
這一點其實非常非常的重要，如果你今天簡報的對象是基層的工作者，大家會問比較多技術跟操作面的問題，這部分你就要多多準備；如果對象是中階主管，那會問較多如何改善工作效率、降低成本、提升品質等問題，你就要好好準備；萬一對方參與的層級遍及高中低怎麼辦？那請你辛苦點，都好好準備吧，這也是為何我前面那篇文章會談到要確認簡報參與人員的原因了。

本篇主要是跟各位分享能不能做好簡報不見得跟口才有直接關係，反而跟你準備的充不充分有關，有些人不善交際，但簡報能力一流，但有些人簡報能力不怎麼樣，交際卻是一流，口才不佳可練習，緊張可克服，但搞錯自己該改善的方向就比較麻煩了。

談到簡報，還有許多值得留意的地方，例如與會者不留情面的問了你一個極難回答的問題怎麼辦？高階主管批評你的簡報內容怎麼辦？聽眾都心不在焉怎麼辦？這些問題後續有機會再一一分享給各位，

游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。