gipi的學習筆記-經營管理、數據思考、終身學習

2007年的冬天，公司正在討論如何進行我們新產品的開發，會議中找到在公司中目前在開發技術框架的團隊來參與此會議，台灣這邊挑中了我所屬的團隊跟大陸那邊另一個研發團隊，台灣這邊我是leader，因此該會議中，我是負責報告台灣這邊的想法與構想，當初老闆跟我說：『當天你就介紹你們的技術框架吧。』

報告當天，因為是我第一次在大老闆面前報告，有些許的緊張，生怕自己講得不好，大老闆大概說明了一下這個會議發起的原因跟重要性，我聽完後還是傻傻地不覺得有什麼了不起的，後來我開始報告，我拿的是之前我們簡介的精簡版，將一些太過技術細節的內容整個拿掉，只留下概觀，對於技術的細節並沒有很清楚的說明，我的簡報約15分鐘後結束了，接著輪到大陸的研發團隊報告，他大約講了一個小時，將技術架構、設計概念等都講得清清楚楚，過程中我愈聽愈心虛，心裡想：『我們的東西也不差，但我好像講得太少了。』

會後，大老闆私底下對台灣這邊的與會同仁說：『兩岸準備的水準差太多了，大陸那邊真的有用心。』

這句話在我心中無限的放大，意思就是：『我不用心嗎？』，我很直覺的想到這個結論去了，老闆雖然沒有接著再說下去，但我一顆心已經沉到谷底了，我主管拍拍我的肩跟我說：『我也有錯，我沒有清楚跟你說要做些什麼。』，即使主管這樣說，我心裡仍然沒有好過一點，當天晚上我一直在想我到底犯了什麼錯，為什麼花心思準備的資料最後會得到這樣的結果？花心思去準備，也戰戰兢兢的迎接它，結果最後得到的評價是不夠用心，糟透了，不是嗎？

不過自怨自艾始終無法解決我的問題，為了在下次博回我的顏面，我還是要仔細的想想自己到底哪邊出錯了，接著我整理出以下幾個問題：
1.沒有抓到主題與會議緣由：沒有清楚的知道今天究竟要討論些什麼主題及想得到的結論。
2.沒有掌握參與對象：沒有問清楚今天是要討論技術架構還是應用架構，也沒有了解過與會人員的背景。
3.範圍掌握錯誤：因為是技術解決方案，因此大家想了解的是較深度的設計及應用，不是要看overview，我的報告深度太淺。

除了簡報本身的技巧外，我幾乎犯了所有簡報不該犯的錯誤，無怪乎成為一場糟透了的簡報，當然了，即使知道我的錯誤在哪邊，要短期內改變也不太可能，只有透過一次又一次的訓練，慢慢的將這些缺點糾正過來，才有機會讓自己的簡報更加精進，撇開簡報本身的技巧不談，我們談如何做好一份簡報談起吧。

之前我寫過一篇文：[嘀咕]如何做好簡報，現在還是適用的。

Step1：確認簡報發起緣由
現在的報告第一件事情就是要確認這份簡報的發起緣由，不管是誰交辦下來的，如果是大老闆想看的，那我一定要親自去找大老闆了解會議的發起原因，如果我直接找大老闆不恰當，那我一定要請我主管帶著我去找他，由他親口說出這個會議發起的原因，目的是為了讓原始的需求更原汁原味的呈現出來，並同時跟大老闆詢問他最後希望得到的結論(很重要，一定要做)。

Step2：確認簡報大綱
Step1中我們已經清楚的知道會議的發起緣由，也大略知道誰會來參加這場會議，因此我在Step1的當天或隔天會先草擬一份簡報大綱給大老闆，內容會記錄了：
(1)當天的Agenda(前言、現況、解決方案、結論，並簡單描述一下內容分別有哪些)
(2)預計會推到的結論
這邊要記得，不要填充太多的資料在裡頭，這次只是確認方向是否沒有錯誤，如果老闆覺得沒有問題再繼續往下，但如果你的老闆是希望有更多的資訊才能確認，那請你儘量先在投影片上將你預計的內容以文字的方式呈現，讓老闆有個底。

Step3：製作簡報
你在Step1中應該已經確認過賓客清單，應該會多少了解這些人的背景及利害關係：
(1)如果與會者大多偏技術類或者這個會議主軸就是討論技術，那你要針對技術架構部分做較清楚的說明，並準備好會被詢問技術問題的狀況；
(2)如果與會者大多偏應用類或者這個會議主軸就是討論應用功能，那你要針對你的應用需求來源，為什麼會納入這些需求？打算怎麼發展整體的功能作為主要切入角度，而這一塊對多數技術人員來說有一定的困難，因為我們可能會懂技術，但對於這些需求的應用並不是那麼清楚，怎麼辦？不好意思，那就是你要去了解這些知識，不然做不好報告是沒有人會同情你的。
(3)如果與會者大多是高層或者這個會議的主軸是討論策略，那難度就更高一些了，你要試著去從更高的層次思考，要了解公司在這個策略上的角色與方向，你免不了要請教很多人，請別人給你很多意見，但你自己也要多多求證，看書、上網查詢相關資訊，找出最正確的方向，就算是策略性質的會議，你本身沒有決策權，你也應該扮演起軍師的角色，針對你所看到的觀點給予建議，今天老闆們就是不清楚這議題是怎麼一回事才無法很快的做決定，因此你要以一個做過功課的專家腳色來提供方向，有可能會出錯，但這都是訓練過程。
備註：請不要使用太多的自己才懂的專有名詞，避免花了太多時間解釋這些專有名詞，請多以數字、圖表妝點你的簡報。

Step4：確認簡報內容
在Step3邊進行過程，其實就可以將一份完成50-60%左右的簡報提供給老闆觀看，請他提供他的意見，如果都沒有其他問題的話再繼續做。

Step5：再次確認簡報內容
這次請直接跟老闆booking時間討論簡報內容，這次務必講得更細節，主軸應該都已經完成的差不多了，剩下的是一些妝點性內容，這時候再確認一次的目的是希望看看老闆有沒有特別想強調或者加入什麼議題的，有的話還可以來的及補充。

Step6：Final版確認
經過Step5的討論後再次調整的版本，這時簡報的完程度應該已經達100%了，確認無誤後，寄出給與會者。


原則上依循以上方向，簡報應該不會太差，但如何把一份簡報做到好、漂亮、完美呢？我雖然有自己的一套方法，但還很難完整的整理成文章跟大家分享，我覺得可以透過多看別人的簡報來做學習，我想這幾年下來我看過的簡報應該不下萬份吧，有些很棒的我會學下來，也會針對不好的地方加以檢討，日子有功，簡報還是可以愈做愈好的。

本文跟大家分享我準備與製作一份簡報的想法，希望對各位有幫助。

游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。