gipi的學習筆記-經營管理、數據思考、終身學習

 

常有人說『唯一的不變，就是變。』，這句話不管套用在哪邊都是可行的，天氣在變、人在變、世界觀在變、客戶需求在變、老闆的想法也常在變，說變化始終出現在我們身邊一點的也不為過，但提到管理，如果我們的做法老是在變，規範老是在變，人員老是在異動，組織一直在調整，那何年何月才會進入穩定呢？

有天我跟古哥請益時，古哥提到：『管理制度形成，有四化，變化、固化、優化與僵化。』
 
變化：當制度未形成或者制度正在被破壞時，整體狀況會進入變化，亟需尋求一個較為穩定的狀態。
固化：當變化到一定程度，制度正逐漸形成，大家對此制度或體制具備一定的認同感，這個制度就會被建立起來不再隨意變動，此時進入固化期。
優化：然而固化後並不是就放著不管了，制度雖然已經擬定，但隨著時間、環境、法令、人員等等外在因素的變化，我們仍然要持續審視我們的制度是否合宜，因此我們可能會進入優化期，持續改善我們的制度與流程，已符合目前的需求。
僵化：與優化相對，如果我們你好一個制度，進入固化期，但我們就不再去審視我們遭遇到的新問題，依舊用舊的制度來面對新的環境，那就是不合時宜了，例如之前我提過，七年級生不是難管，而是要用正確的方式去管理，如果你的管理方式與思維沒有與時俱進，那一定會遭遇到代溝這件事。

優化與僵化，最後都會觸動變化，以形成另一次的四化循環，而這也代表著組織中每個管理制度的週期。

gipi：『制度之外不外乎彈性，適度的彈性可以避免僵化，但過度的彈性則有可能無法固化。』
古哥：『對的，管理一定要有彈性，沒有彈性的管理會完蛋，因為制度中不可能制定到每種狀況都適用。』
gipi：『制度可能用來管理80%的人與流程，剩下的20%應該交由主管來決定。』
古哥：『基層的工作比較固定，可以靠制度管理解決掉多數問題，但領導階層與管理階層則面對了較多的不確定性，這時候制度本身能解決的比例就大大的降低了，而需要更多的靈活運作，這也是為什麼領導階層很重要的原因。』
gipi：『是的，我想我懂了。』

制度永遠不會只有一條，也永遠找不到一體適用的制度，一定都要隨著時間、環境的變化而思考是否需要調整，如此制度才會靈活，也才會合宜。

 

游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。