[嘀咕]如何做好簡報
我記得已經有很多人問過我怎麼做好簡報，什麼樣的簡報做出來會讓人真的覺得你有用心？什麼樣的簡報真的可以讓聽眾獲得他們想獲得的資訊？我的回覆只有兩個字：『用心』。這個說法很空泛，所以我這篇便提一下什麼叫用心。(本篇不提台風、紀錄、做PPT等簡報技巧，專注在其他方面。)
首先我們要先了解做一份簡報最基礎的應該要知道哪些東西？
1.報告主題：一份簡報一定有主題，沒有主題根本無從準備起。
2.報告緣由：為什麼要準備這份簡報？目的是做研究、市調、競爭者分析還是趨勢分析了？掌握緣由才有辦法準備出一份好的簡報。
3.範圍：若要做市場分析，那是要做全球性調查、亞洲區調查還是台灣本土就好了？要做技術研究，是要講技術細節還是只要談應用就好，這些都要先釐清。
4.參與對象：參與的對象是技術人員、服務人員、中階主管、高階主管或者一般的使用者，不同的對象應該有不同的簡報內容與方式。
很多時候，我們發現簡報的內容有問題，大多是因為報告者只知道報告主題，但對緣由、範圍、對象所知不足，講了老半天，聽眾還是無法融入他講的議題內。
舉例來說：今天若要開發一套Web系統，所以要調查每個瀏覽器的市佔狀況，今天簡報內容提到全世界的瀏覽器狀況是以IE為最大宗，但其實今天我們的系統只會用在歐洲，在歐洲IE與FF市佔率幾乎沒有太大的差別，沒有掌握好報告的範圍，這次的報告內容就完全失去參考價值了。
再舉一個例子，如果今天要介紹系統架構與特色，一份簡報中可能會有架構/技術性的細節內容與功能面的應用，若我們不管對象是誰都以同一份稿來說，那聽眾多少會感到意興闌珊，因為我如果是業務人員，我聽那麼多技術細節幹嘛？我想聽的是產品有什麼賣點阿；如果我是技術人員，我可能就想多聽聽跟技術細節有關的內容，你多說一點正合我意。因此針對不同的對象，我們應該要有不同的說稿，若非得將業務人員與技術人員放在同一個簡報會議中，那講者本身就必須要能同時掌控到這兩種人的狀況。
我個人認為，有些人的簡報很有說服力，因為他確實掌握了主題、緣由、範圍與對象，讓聽眾獲得了他想獲得的資訊，搭配本身所擁有的口才與知識，一份美好的簡報就這樣產生了，若大家想要做好簡報，又沒有足夠的口才或者經驗，那就私底下多練習幾次，看看自己能否說服自己，或請其他人給自己一些建議吧，Practice makes perfect，多練習絕對沒有錯。
『一份稿講十次都一樣，是功夫；一份稿講十次都不一樣，也是功夫。』
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游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
