[嘀咕]寫Mail該注意哪些事
或許你沒想過，在職場上寫Mail有時候可以決定了很多事情，以下來說說寫Mail時該注意哪些事項吧，案例的部分我就儘量不提了。
這邊先列舉幾個不管是發給誰都應該要注意的事項：
1.名字請不要打錯(基本禮貌，偏偏很多人沒多留意)
2.職稱請不要叫錯(若不知道職稱，統稱長官)
3.不要有錯字
4.信件開頭請先說明寄信原因
5.如果要講的不是好事，請在Mail前先讓當事人知道，並告知他會同時寄給哪些人(避免被認為是打小報告或者在捅他，爽了一時，痛苦好一陣子)
6.重要的事情以電話為主，Mail只是留存，提高時效
7.有權責問題的信，最好同時CC給自己主管(幫忙留存做證據，但同時也請將答應別人的事情做完，不然這也是給自己增加困擾)
8.若有待辦事項，請對方回復預計的計畫與完成日期
9.告知告知再告知，避免當事人在事情揭露時才知道
下面則以一個簡單的組織來說明寄信給各個層級的成員時額外該注意哪些事情：
案例一：郭府城寄信給張學有
若今天我是郭府城，我要寄信給張學有討論業務上往來的問題，
小事情：知會自己主管-->發送給張學友，同時CC給自己主管劉的華即可；
大事情：需交由自己主管來協助發送，以下案例二。
案例二：劉的華發信給張學有
小事情：可直接發信與對方聯絡
大事情：電話先與張學友聯絡，討論完問題-->告知會同時Mail知會一下雙方的主管
若對方沒有意見：則發送Mail給他，CC給對方主管(王小明)與自己主管(李曉明)，Mail內容重點說明目前遭遇問題與目前雙方達成的共識，記得不要抱怨
若對方有意見：需視狀況調整
案例三：劉的華發信給謝挺風
小事情：Mail謝挺風，CC給張學有(若對方是基層人員，尚無足夠決策能力，一定要CC給對方主管，避免有跨部門下指令的疑慮)
大事情：電話聯絡謝挺風-->若對方無法解決，請告知會直接找他主管協助-->聯絡張學有-->發Mail給張學有(可不需CC給謝挺風，由張學有自行決定)
以上三個案例其實可以簡單歸類幾個大原則：
1.Mail會出現問題大多出現在跨部門的溝通上
2.若要同時知會當事人之外的人，請讓當事人知曉，誰都不喜歡在什麼都不知道的狀況下收到這樣的Mail
3.不管你職務多高，跨部門時都不能以下對上的口氣或者做法硬來
其實寫Mail是基本功，期間的溝通與協調方式才是重頭戲，千萬不要以為Mail寄出去就沒事了，一封Mail可能衍生很多不必要的問題，要多加留意，若有人有興趣了解一下實際案例可私下找我閒聊....
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游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
