[PMP]PMP的初體驗感想

在一次偶然的機會中,聽到有上過創新企劃學園的朋友,說那裏的教學很活潑,而且會用一些活動來帶領大家體會PMP。當時就決定要找個時間來充電一下。終於在今年,把預算與時間空了出來。於是開始了小喵的PMP學習之旅。

緣起

一直以來,小喵所學所會的是技術上的東西,而對於專案管理這個領域,一直是土法煉鋼的方式,也對於這方面的技巧,希望能夠自我加強一些。之前在台灣剛引進PMP的認證時,小喵就開始注意這個認證,而當時台灣擁有這個證照的人也不多。不過,台灣嘛!!補習班的搖籃,越來越多的補習班、保證班出來,讓擁有這個認證的人也越來越多,然後慢慢地也出現了一些證照不實用的講法。這讓小喵又稍稍停下腳步觀察,看看大部分的人的感受如何。並且尋找適當的時機可以找好的機構來充實這方面的知識。

在一次偶然的機會中,聽到有上過創新企劃學園的朋友,說那裏的教學很活潑,而且會用一些活動來帶領大家體會PMP。當時就決定要找個時間來充電一下。終於在今年,把預算與時間空了出來。於是開始了小喵的PMP學習之旅。

PMP重要的是邏輯概念,不是流程

由於證照普遍化了,而很多人可能是參加那種要求記憶背誦的補習班而獲得證照的,因此市面上慢慢地這個證照被某些人視為是理論而不切實際的。不過小喵在參加這次的研習中,老師在第一次上課的時候,就強調了【PMP重要的是他的邏輯概念,而不是流程】!!

例如:假設在某個階段中,PMP裡面會用某個表單、或者某種ITTO(Inputs , Tools and Techniques and Ouputs)來處理。而我們要應用在自己工作上的話,並【不是】將這個表單完全照抄的方式硬塞到工作環境中,而是要先理解在PMP的ITTO中,為何要用這樣的ITTO,他希望得到的成果是什麼,為什麼用那樣的Techniques and Tools,要將這些去做理解,然後去檢視公司中是否有符合這樣精神的方法或者表單,如果有,或許只需稍加調整讓他符合PMP的邏輯精神就好;如果沒有,也可以考慮加入這一段是否有必要,是否對於公司在推行專案上,會有幫助,然後再來參考PMP的方式,設計一個符合公司運作的方式來運作。

所以在學習的過程中,重點除了要背那些名詞外,重要的還是要知道PMP設計這個部分,設計使用那樣的ITTO,是為什麼,可以幫助專案什麼,為何會有這個會讓專案能夠更順遂的推行。這個也將是小喵未來上課時,所需要特別注意或者思考的部分。

專案初體驗活動

在上課的第一天,中午馬上就安排了個活動,在中午包含吃飯的時間,要馬上分組進行。活動大約內容如下:

老師給我們一包材料範例,有大大小小不同尺寸的樂高積木,另外有骨牌的材料範例,要做到以下三個要求

  1. 建一個可以讓車子經過的門,門後三公分(積木三個單位)處開始擺放骨牌。門後有兩個柱子,在兩個柱子間要排S型的骨牌。門與柱子要堅固不可倒。
  2. 之後有8個階梯,骨牌要由下往上爬上這八個階梯
  3. 後面有個菱形的骨牌矩陣。

希望用最少的材料費用,完成這樣的需求。

時間規定要在90分鐘完成,現場大家就開始分組,各組找出一個PM,大家一起來共同在完成。小喵很快的在座位附近找的好夥伴,並且詢問大家有沒有人有興趣要擔任PM的腳色,不過大家可能都還不是很熟的情況下,不好意思擔任PM。為了把握時間,小喵就自我推薦,要不然由小喵來擔任好了,也得到夥伴們的同意。

由於時間有限(專案必定是有時間性的,有起訖時間),因此小喵徵求大家的同意,有訂餐的人先邊吃邊研究與討論需求。用餐過程中,小喵先盡量去理解需求的內容。然後當大家用完餐時,帶著大家很快速地將需求整理一次。並且討論要如何進行。

隨著討論的開始,夥伴們大家都蠻投入的,因此大家的提出的建議意見也不少,但是由於時間有限,而一個成功的專案,應該要【如期、如質、如預算】,小喵心想,如果再這樣討論下去,必定會時間到之前無法完成。因此在有這樣的認識後,小喵當機立斷,將三個需求,將小組分成三組,每兩個一組,來各自完成各自的部分,但是還是要記錄所用材料資料,以利最後的統計成本。於是就由本組分成三小組各自處理各自的,並行作業來加快速度。

最後驗收時間到來,前面已經有兩組做過驗收,一組有通過,另一組則卡在八個階梯與菱形矩陣中間中斷了(真是可惜)。小組們希望由小喵來進行推車的動作,讓車子可以經過門,並且推倒第一個骨牌。小喵在門旁空地處做了兩次的演練,測試應該用什麼樣的力道來推這車(後拉後會往前跑的回力車)。終於,要正式開始了,小喵將車往後拉,就在要放開的瞬間,彷彿撥放慢動作一般,看著車子緩緩經過了門,順利地推倒了第一塊骨牌,接著喀啦喀啦的骨牌推倒聲音一個接著一個響起。在大家一陣歡呼聲中,耶!!我們完成了!!成功了!!

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陌生的單字

在這次的課程中有個小麻煩,由於小喵個人本身的英文不是很好,平常看程式設計方面的原文,由於已經習慣了那些常用的單字,所以要看原文的一些技術文件還沒有問題,但是PMP畢竟是個陌生的領域,有不少陌生的單字在裏頭,所以有些課程中練習的題目看不是很懂,而有些專有名詞的部分,要記憶也沒那麼快。不過這些問題相信在課後的複習時,應該是可以努力加強培養上來的。

在課堂中有次老師說要課堂上將專案整合管理(Project Intergration Management)在五大流程中的各個階段背看看,用英文就讓小喵一時之間背不太起來。不過心裡面用【導演導戲的過程】把這裡面的五個部分的大概意思給Run了一部分,蠻有趣的,列出來給大家參考,笑一笑,如果不太合適請指正:

4.1 Develop Project Charter (發展專案核准證明):導演找到金主,取得金主拍電影的首肯,並取得資金的提供

4.2 Develop Project Mangement Plan (發展專案管理計畫書):導演找到編劇完成劇本的編排。

4.3 Direct and Manage Project Execution (指導與管理專案執行):導演指導演員拍戲走位的過程

4.4 Monitor and Control Project Work (監控專案工作) :導演監看螢幕,看演員演戲的結果

4.5 Perform Integrate Change Control (執行整合變更控制) : 導戲過程發現不好,導演喊【卡】,並且加以糾正

4.6 Close Project or Phase (結束專案或階段):電影殺青、慶功

 

從活動中實地演練

在下午的課程中,老師以中午的分組,讓各組自己討論一個專案的主題,而未來的幾周,也將以這個主題來進行各項ITTO的演練。第一個就是要讓大家嘗試著撰寫 Project Charter (專案核准證明),並且在時間內撰寫完成後,由各組的PM上台對班上其他的夥伴們進行發表,並且大家一起來看看所撰寫出來的 Project Charter有沒有什麼問題。

進行討論題目的時候,小喵特別詢問了每個組員們目前的工作背景,從中要去找出有什麼樣的主題,可以再有人有Domain KonwHow之下,可以讓接下來幾周的討論練習可以較為順遂些,組員中有三個人與軟體開發有相關系(包含小喵自己)於是最後大家共同決定,用了【手機個人收支管理系統開發】來當作未來幾週的主題。

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小喵覺得這樣的演練方式非常的棒,讓PMP 的學習不會只是背PMBOK裡面的東西,而是在實際演練中,發現自己觀念上的不足,並且加以消化吸收。成為我們未來回到職場上可以應用的邏輯。真是幸運能夠參加到這樣活潑,又可以應用所學的課程。

自我的期許

其實小喵的公司對於證照並不是特別的看重,因此對於PMP的考照來說,取得證照是對於學習的成果有個明確的證明。不過小喵更期許的是,希望在未來的課程中,能夠吸收PMP 對於專案管理那套有效的技巧與邏輯,並且去理解每個制定出來那樣的ITTO背後的意涵為何。在學習完成後,對於自己未來在工作上,能夠去思考是否有可以改進,讓自己在工作上更有系統、更有效率,能夠如期、如質、如預算的完成每項工作任務。


以下是簽名:


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