內文主要是分享如何使用 Power Automate 自動化根據 OneDrive for Business 內的 Excel 資料發送即將到期的警示給負責人。
概述
在日常工作中， 我們可能需要通知負責人某公司購買商品即將到期。
若沒有系統協助我們記錄與自動通知，我們往往最直接的做法可能是在 ERP 系統下載資料後，再根據即將到期日的資訊手動一一通知負責人。
可是若剛好我們具有 Microsoft 365 服務與 Power Automate 功能， 我們將可以使我們的工作更為輕鬆，更簡便。
以下是我的範例，分享給大家。
範例資料
在 OneDrive for Business 準備一個 Excel， 並且輸入簡易資料（序號，公司名稱，商品，到期日，剩餘時間，負責人）。
針對資料使用資料表格式，並且命名表為資料表。
剩餘時間是使用工時計算， [@到期日] 是直接選擇前方的到期日後的變數：
=[@到期日]-TODAY()備註：剩餘時間格式需修改為數字， 否則可能會變成日期格式（01/01/1990）。
完成後， 我們即可開始我們 Power Automate 設計。
Power Automate 流程
開始 Power Automate 時， 我們可以根據我們的情景使用 Scheduled 自動觸發 Trigger 或手動點擊按鈕作為觸發 Trigger。
手動點擊按鈕觸發
Scheduled 自動觸發
手動通知是我們有需要時， 再依賴手動的方式點擊按鈕開始流程。
若是依賴 Scheduled， 我們只需要設定我們所需觸發週期（如每天，每週或每月）， 流程將會定時觸發。
若我們可以設定每天早上 9 點自動 Trigger 流程， 流程將會自動協助我們通知負責人。
備註：以上我們為了方便， 我們將使用手動的方式進行觸發。
以上 Trigger 選擇後， 我們將開始我們的第一個 Action： 列出 Excel 內的 Table 的資料。
連接器在 Excel Online （Business） - Action 的 List rows present in a table
點擊後， 位置選擇 OneDrive for Business 與文件庫選擇 OneDrive， 我們即可在 FIle 與 Table 選擇上方我準備的範例資料（檔案位置在自動處理下的商品記錄表， Table 名稱為資料表）
備註：檔案將是使用選擇的方式選擇至相關檔案，並且敞開進階設定將 DateTime 修改為 ISO 8601。
若不修改 DateTime 格式， 後續使用的日期將會變成數字
Excel 關聯完成後， 我們需設定兩個變數： 一個將變數命名為文字剩餘時間， 另一個將變數命名為數字剩餘時間
文字剩餘時間格式為 String， 預設為 0； 數字剩餘時間格式為 Integer， 預設也為 0.
使用變數原因有三：
- Excel Table 傳數字至 Power Automate 會變成文字， 故後續在數字判斷上會發生錯誤
- 我發現無法在 Condition 的邏輯處理器內直接將文字資料轉換為數字資料， 故需要使用變數
- 迴圈內是無法建立變數的， 故需要在迴圈前建立變數後供迴圈內使用
完成變數設定後， 新增 Apply to each 連接器（該連接器為迴圈連接器）
新增後， 選擇 Excel 的 value， 連接器將會依賴 Excel Table 的資料一步一步執行。
設定好 Apply to each 後， 在 Apply to each 內新增兩個設定變數連接器（Set variable）。
一個是設定文字剩餘時間的變數為 Excel 的剩餘時間，另一個是使用公式將文字剩餘時間轉為數字， 公式為：
int(variables('文字剩餘時間'))備註：可以在 Expression 內輸入 int() 後點擊 Dynamic content 使用選擇的方式將 Excel 的剩餘時間變數塞進公式。
完成變數轉換後， 我們即可使用 Condition 連接器進行條件判斷。
我們在變數內選擇我們設定好的數字剩餘時間，然後中間判斷選擇少於或等於，最後判斷值為 10。
完成 Condition 後，我們將可以在若判斷是的情況下設定通知。
一般通知使用 Email， 在 Power Automate 內是使用 Outlook 的 Send an email 連接器進行發信， 但為了更好的整合 Microsoft Teams ， 我們可以使用 Microsoft Team 的機器人通知。
Office 365 Outlook - Send an email 連接器
To 的欄位可以直接使用我們在 Excel 內的負責人 Email，該負責人在執行流程後也將會收到 Email。
使用分號可達至發送至多人。
Microsoft Teams - Post message in a chat or channel （我使用這個作為範例）
我是將資訊依賴 Flow bot 發佈到 Flow bot 的 Chat 內。
除此之外， 為了方便， 我在收件人使用了點擊按鈕的 User Email 作為收到資訊的目的地。 實際情景可使用 Excel Table 內的負責人作為收取資訊者。
最後，我們可以在資訊內輸入我們想要提供的資訊。
完成後， 我們即可進行測試我們流程是否正常。
根據我們的資料，少於一天的公司為 A， 故我們在 Microsoft Teams 的 Flow bot 收到的資訊如下：
完整流程
補充
以下是我使用 Compose 連接器輸出取得 Excel 內剩餘天數的格式， 我們會發現該資料是純文字。
若是數字將會沒有引號包覆。
除此之外， 若不想事前使用 Excel 格式計算出剩餘天數， 可考慮參考我另一篇文章（ [Power Automate] 日期相減 ） 在流程內計算剩餘時間。
最後， 若需要更美觀發送資訊至 Microsoft Teams， 可使用卡片的方式（Microsoft Teams - Post message in a chat or channel）進行設計與發佈至 Flow Bot 的 Chat 內。
可是該方式將會因需要輸入一些 Code 而顯得更加複雜與麻煩， 之後有機會再介紹 Microsoft Teams 的 Card 設計。
總結
根據以上範例，我們後續將可以僅考慮如何更新 Excel 內的資料即可。 這樣一來也解除了我們日常工作中不斷重複通知的作業， 也使得我們工作上更有效率與輕鬆。
最後， 若我們真的想要達至全自動化， 除了可依賴系統外， 我們還能依賴 Power Automate RPA 自動下載更新資料。
以上內容為我個人的見解， 並感謝您的閱讀， 謝謝