專案在正式啟動之前，往往會召開一場專案啟動會議(Kick-off meeting)，這場啟動會議的目的有以下幾個：
1.邀請專案的利害關係人(Stakeholder)參與，包含Sponsor、專案成員、客戶代表、需求提供者等人參與說明專案的目的、範疇、限制
2.說明專案主要的里程碑
3.介紹專案中的成員(包含主要Stakeholder)，並說明每個人擔任的角色
4.說明專案執行計畫書(PEP)中的內容
5.Buy-in專案成員
啟動會議要執行的工作很多，相對的前置工作也不會太過輕鬆的，以下我們以一個案例來說明究竟在專案啟動之前，專案經理有哪些重要的工作該進行吧。
(以下文章內容亦刊載於專案經理雜誌。)
專案在正式啟動之前，往往會召開一場專案啟動會議(Kick-off meeting)，這場啟動會議的目的有以下幾個：
- 邀請專案的利害關係人(Stakeholder)參與，包含Sponsor、專案成員、客戶代表、需求提供者等人參與說明專案的目的、範疇、限制
- 說明專案主要的里程碑
- 介紹專案中的成員(包含主要Stakeholder)，並說明每個人擔任的角色
- 說明專案執行計畫書(PEP)中的內容
- Buy-in專案成員
啟動會議要執行的工作很多，相對的前置工作也不會太過輕鬆的，以下我們以一個案例來說明究竟在專案啟動之前，專案經理有哪些重要的工作該進行吧。
突如其來的任務指派
你是一家上市公司的產品部主管，一日接到老闆的指令，要他擔任某個專案的專案經理，小陳在沒有任何心理準備與選擇的情況下就接下了這項任務，如果你是個久經職場歷練的老江湖，你應該多少也嗅到一些不尋常的氣味：
「這是個什麼樣的專案？」
「為什麼會叫我來做？」
「老闆怎麼都沒有事先告知我呢？」
就在你腦袋裡面有一堆問題打轉時，老闆已經拍拍你的肩膀跟你說：「小陳，就這麼決定了，這個專案除了你沒有人可以擔負。」，就在你仍驚魂未定之時，老闆又補充了一句：「這個專案研發部、行銷部、業務部都會參與，你要好好協調才行，這樣吧，下個禮拜你召開會議請大家過來，我一次把專案的目標說明一下吧。」，這時你除了回答「好的」大概一時之間也想不到該做些什麼了，就等待會議時老闆的指示吧。
如果你是這樣想的，那你就大錯特錯了，本篇就要談談在專案啟動前，身為專案經理的你該先做些什麼樣的功課。
Step1.釐清需求、資源、關係人
在你靜下心來思考後，你應該會開始發現有先不安，你對這個一個專案一無所知，到底會碰到什麼樣的困難，會遇到什麼樣的衝擊你都不確定，而最好的解決方法就是去詢問指派你當專案經理的那個人，在這個案例中就是你的老闆，而要詢問些什麼呢？會包含以下幾項，需求，包含專案目標、範圍、時間、成本與品質的要求，資源，有哪些資源可供運用，包含人力、軟硬體等，關係人，哪些人將參與，他們扮演的角色為何？
或許你的老闆也無法清楚的跟你說明每個細節，但你最少可以搞清楚為什麼這個專案會指派你當專案經理，而這個專案又是因何而起，你也能初步的掌握這個專案。
Step2.取得正式的授權
熟悉PMP的朋友應該還記得，在專案的起始階段，會透過專案章程(Project Charter)這份正式的文件宣告專案經理的權責，回到前頭，老闆雖當面告訴你這個專案的負責人就是你，但這並不具備完整的效力，所謂的正式授權是必須在一個正式的場合，當著利害關係人的面宣告才算。
如果你在跟老闆釐清需求時，你已經發現這個專案並不簡單，因為涉及多個單位間的協作時，你應該思考你要擁有什麼樣的權力才能確保專案能順利的被完成，所以不要客氣，你應該盡你所能的跟老闆提出要求，你可以跟老闆說：「老闆沒有問題，但我希望這段時間專案成員的工作都由我指派，已確保專案能順利完成」、「如果可以，我希望專案成員可以在同一個地方辦公」、「且為了對這些成員有更好的激勵與管制效果，我希望專案成員這一次的績效考核由我來評定」，你可能會覺得講第一句話就很超過了，哪裡還敢講第二句跟第三句？但這時候你要想想一個月後的你會如何淒慘，那我想你應該會知道該怎麼做。
提出這些需求後，即變老闆認同了，你還是要記得一點，一定要提醒他在的下週的會議中當面跟大家佈達，這才會讓大家清楚你這個專案經理究竟擁有什麼樣的權責。
Step3.與關鍵利害關係人先溝通
利害關係人的管理並非專案開始後才進行，當專案項目被確立後，專案經理已經可以開始動作了，而前期你該鎖定的不是全部的關係人，而是那些關鍵的利害關係人(key man)，因為正式授權是一回事，但關係人們是否大力配合則是另一回事了，如果你希望專案能順利進行，打點好這些key man是絕對必要的。
就這個專案來說，可能的利害關係人其實很顯著，就是業務部、行銷部、研發部的主管，因為人都在他們手下，跨部門的合作，部門主管一旦不配合就很可能導致失敗，所以先打點好這些人是必要的，但當他們跟你一樣一無所知時貿然去找對方也是很怪的一件事，這時建議你可以請你老闆先知會一下對方，讓對方有心理準備你在過去拜訪就不會顯得太突兀。
而所謂的打好關係要做的又是什麼呢？主要有以下幾個方向：
- 溝通專案的內容
- 了解對方在意的點，希望的作法為何
- 聽聽對方對專案的建議與看法
- 讓對方知道你很重視他，需要他的幫忙與配合
Step4.準備專案執行計畫(PEP)
來自不同團隊的成員們，大多擁有不同的日常作業與習慣，例如談到專案控管，有些單位用Project，有些用Excel，有些甚至沒什麼在控管；對於工作進度的回報，有些用工具，有些用口頭；又或者對於文件的管理，有些會放到VSS上，有些放到SVN，也有些直接放網芳，但今天你是組成一個專案團隊，如果專案成員交上來的專案進度有各種格式，或者大家檔案都依自己習慣去擺放，身為專案經理的你光是彙整這些東西就讓你一個頭兩個大了，所以你應該在早期就把第一版專案執行計畫完成，明確的告知專案成員們我們該如何進行我們的工作，用什麼工具、文件格式、進度控管方式等等，讓不同部門的成員能有相同的標準。
召開專案啟動會議
經過以上幾個步驟，你已經清楚的釐清了專案目標，也取得了老闆的授權，打點好關鍵利害關係人，也將專案執行計畫給完成了，接下來你就可以準備召開專案啟動會議了。
 |
游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
