[專案管理]專案管理的學習架構

流程是實際的執行階段,也就是不管如何,專案通常就是會經歷這些階段,而知識領域則是先備知識,所以我個人在學習以及在幫人家做教育訓練時,我的方式都是先學習九大知識領域以及各領域的子流程,最後才是透過一個實際的專案讓大家可以將這些知識串起來,但我不要求大家去背這些流程,而是先挑選重要的子流程,要求大家一定要先做到這些項目。

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上面是PMP裡頭所提到的五大流程、九大知識領域,以及42個子流程,就專案的執行角度來說,應當是依循流程的順序去執行的,而在整個執行的過程,單一流程應該是跨多的知識領域在執行的,例如專案起始時,除了確認專案的目標,範疇、時程、成本等限制外,也要辨識出專案的利害關係人與風險等。

就我個人的觀點來看,流程是實際的執行階段,也就是不管如何,專案通常就是會經歷這些階段,而知識領域則是先備知識,所以我個人在學習以及在幫人家做教育訓練時,我的方式都是先學習九大知識領域以及各領域的子流程,最後才是透過一個實際的專案讓大家可以將這些知識串起來,但我不要求大家去背這些流程,而是先挑選重要的子流程,要求大家一定要先做到這些項目。
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所謂重要的子流程,一般來說我會挑以下這些項目先跟大家做說明:
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1.整合管理:發展專案章程是重要的,但我通常會告知大家要透過一個正式的會議取得正式的權限,而監控專案以及持續管理也是必要的。
2.範疇管理:需求收集以及確認範疇與工作項目都是很重要的
3.時間管理:如果要排出妥當的專案計畫,時間管理是很關鍵的,因此這一塊的知識是絕對不能不足的
4.成本管理:這一塊通常是要求是否會有除既有人力之外的額外成本產生,例如需要外包工作、需要額外購買軟硬體等等
5.品質管理:因為部門已經有對品質的基本要求,但會要求大家必須要做特定的工作來確保品質
6.人力管理:通常只要告訴我專案需要幾個人來做就好,其他的團隊管理一般我不在這邊上
7.溝通管理:定義多久必須要發佈一次專案進度與狀況
8.風險管理:風險的辨識一般我也不會要求的太過複雜,但必須要適度的辨識出可能的風險並因應
9.採購管理:一般不會有外包工作

所以以上27個子流程大致就是我們日常工作中最主要會用到的項次,其他的項目在不同的專案性質下可能會被使用到,但以上這些我認為是日常專案中我們最常用到的。

當你充分理解了每個知識領域後,再回過頭來想想你的專案應當如何推進,每個階段應該考量些什麼,那你漸漸的就能將五大流程跟九大知識領域給串起來了。

游舒帆 (gipi)

探索原力Co-founder,曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監,並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP ),離開職場後創辦探索原力,致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關,都是在為未來儲備能量,2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》,為培養台灣未來的領袖而努力。