[專案管理]buffer不是這樣用的
幫專案保留時程的餘裕是浮時的一項重要目的，但卻常常在專案中被濫用，曾經有個人跟我說：「我預估的工作時數都比我實際所想的多一倍，這樣才不會被追的太緊。」，buffer是為了保有合理的餘裕，而不是為了膨脹工時，也不是為了讓工時的濫用變得合理，一件可以3天完成的工作，硬是要估到6天，為了符合這個工作時效，你可能故意讓自己的工作效率只剩50%，這不僅僅影響到自己的工作態度與績效表現，更大大的影響了專案的規劃
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有些時候為了確保專案能「準時」交付給客戶，也為了避免時程估的太緊，專案經理常常會幫自己的專案留一些buffer，這在專案管理中就是所謂的浮時，當一個專案可以花60個人天完成，專案經理可能會幫自己保留5-10%的buffer來避免專案因為風險、錯估所造成的延遲，buffer的運用可以讓專案的交期更加精確。
讓老闆或者sponsor不會有錯誤的期待，當你今天告訴你的sponsor說2/28號會將專案完成，並可準時的在隔天開始進行交付，並在10天後開始量產動作，sponsor就依這個時間去規劃他可以推出新產品的時間，但你卻在3/10號才完成專案，並在3/11號執行交付，整的產品的推出計畫都必須要連串的修改，這對專案經理或者sponsor來說都有很大的影響。當今天專案經理為自己的專案預留了buffer，用來處理突如其來的人員離職、機器送修等問題，回復給sponsor的完成時間是3/10號前後，這不僅給了sponsor一個較精確的交付時間，也給了專案團隊一個較合理的期程。
幫專案保留時程的餘裕是浮時的一項重要目的，但卻常常在專案中被濫用，曾經有個人跟我說：「我預估的工作時數都比我實際所想的多一倍，這樣才不會被追的太緊。」，buffer是為了保有合理的餘裕，而不是為了膨脹工時，也不是為了讓工時的濫用變得合理，一件可以3天完成的工作，硬是要估到6天，為了符合這個工作時效，你可能故意讓自己的工作效率只剩50%，這不僅僅影響到自己的工作態度與績效表現，更大大的影響了專案的規劃，以下為幾個濫估工時所造成的專案管理問題：
1.抓錯要徑：有些工作的工時預估是準確的，因此真實的反應了專案的進度，但有些工作的工時卻浮報了大量的buffer，導致要徑錯置，資源也會錯置
2.專案re-plan頻繁：專案的re-plan本來就不是太異常的事情，但錯誤的工時預估不僅會讓re-plan的機會增加，也會讓re-plan始終抓不對重點，包含錯投資源、錯誤的排程等...
3.無法反應成員績效：三小時的工作，我估三小時並花三小時做完，你估六小時並花六小時作玩，做一樣的事情，你多花了一倍的時間，卻可以得到比我多一倍的績效，這顯然不合理
buffer用的好，可以大大的降低專案的交期風險，但若濫用，則會造成一大堆的潛在問題，專案經理在預估工時時，應該盡量看細，將工作看的愈清楚，預估就愈不容易出錯，若有些內容無法預估清楚，就排定時間針對這塊模糊區域做評估，盡量在專案執行的前期就排除掉這類的問題，而不要給那不確定的工作留了一個buffer，但自己根本也不清楚留這個buffer是否合理，仔細的省視每個工作的工作量預估是非常重要的，當大家都習慣給自己的工作留有太多的buffer，專案團隊的工作效率將永遠的在低檔。
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游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
