[專案管理]專案管理管什麼？管變更
變更在專案中是難免會發生的，既然會發生，我們就該以健康的態度來看待變更這件事情，試想，如果一個專案從規劃到執行有多少人力，有多少事情要做，有多少時間，有多少資金全部都是明確的，所有的環節都可依著規劃執行，完全沒有發生任何的偏差，那這個專案可能就完全沒有變更，那對專案經理來說，他要做的是什麼？就是看著專案計畫，按表操課就可以了，但有多少的專案是這樣的？我相信不到5%，我自己幾乎也沒帶過這類的專案，就算有，也大多是自己本身就是Sponsor，否則變更通常在所難免。
專案的定義：「有個明確的開始與結束時間，並完成獨一無二的產出。」
何謂成功的專案：「如期、如質、如預算。」
簡單的說一個專案的規劃，就必須要定義出專案的範疇，並規劃出明確的時程與成本，而在過程中，必須要持續的監控專案工作，並識別出可能存在的風險與變更，依實際狀況進行必要調整，大致來說這就是一個專案的過程，若要簡單的說專案管理到底在管些什麼？我會這樣回答：「專案管理就是在管理變更，或者說專案管理很大的重點就在變更管理上頭。」。
[專案管理]談談專案變更控制與管理(Change Control & Management)
在這篇文章中我曾經提過變更在專案中是難免會發生的，既然會發生，我們就該以健康的態度來看待變更這件事情，試想，如果一個專案從規劃到執行有多少人力，有多少事情要做，有多少時間，有多少資金全部都是明確的，所有的環節都可依著規劃執行，完全沒有發生任何的偏差，那這個專案可能就完全沒有變更，那對專案經理來說，他要做的是什麼？就是看著專案計畫，按表操課就可以了，但有多少的專案是這樣的？我相信不到5%，我自己幾乎也沒帶過這類的專案，就算有，也大多是自己本身就是Sponsor，否則變更通常在所難免。
一旦專案的狀態不是如上面所述那樣，那一定會出現變更的需求，
範疇變大了，評估影響性較大，而時間可往後遞延，那可不用多投入額外的人力成本；
範疇變大了，評估影響性較大，但時間與人力並不能多做投入，那就必須要協調是否將範疇內的東西就優先順序的排列：
時間縮短了，但範疇不變，若不能投入額外的成本，那必須要被明確的反應出來：
時間縮短了，但範疇不變，並且可以投入額外的成本，那可透過加班或者再補人力進來：
.....
不同的變更都會出發不同的結果，而專案經理在專案中的工作很重要，就是要識別出這些變更，並評估好影響性，再回報給Sponsor，這邊有幾個在做變更管理的提醒：
1.範疇、時間、成本並非不能修改的，但要修改必須要經過Sponsor的同意，不能隨意變更
2.在回報Sponsor時程前請務必再三的確認可行性，再回報時程後請務必對此時程負責，若有任何的延遲可能，必須要盡快的提出
3.不要跟Sponsor說：「人力不夠」、「時間不夠」，而要告訴Sponsor目前的狀況為何，為什麼需要加人或者刪減範疇，專案經理要用證據說話，而不要憑感覺說話
4.不要迷信人月神話，例如40個人月的工作，一個人做要40個月，卻誤認為10個人做就只要4個月，40個人就可以在一個月內完成，這個觀念很不好，如果你的專案是可高度複製或者量化生產的工作，那有可能透過大量補人而大幅提升執行效率，否則人一多了，溝通、管理、品質問題都是很難處理的，千萬不要以為有人就可以做事了。
5.任何人可能都會跟你要求變更，但要切記識別出這個人對專案的影響力(可參考：[專案管理]利害關係人管理-搞定他或被他搞掛)，請務必記得當資源有衝突時，以右上角的利害關係人的需求為主，換言之，不是Key man的就維持好關係就好
6.建立起變更管理程序，一個簡單的變更管理程序：了解變更原因、評估影響範圍、識別是否為必要變更、核准/拒絕/暫緩變更、(若核准，視變更大小，可能必須要對專案做重新規劃)、記錄下變更
7.做不好變更管理，就做不好專案管理，專案經理務必要正視變更。
以上大致又分享了一下自己對變更管理的一些看法，給大家參考。
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游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
