[專案管理]談專案範疇管理與第二系統效應
過去我開發了一個系統，系統開發過程中，我的經驗與程式能力正逐步在精進中，所以常常每三個月回去看之前寫的Code，就會發現當初寫的Code好像很差，非常想把它整個改掉，但由於系統每次修正就需要測試，要花費人力去進行這些工作，這在專案中是不允許的，所以我心裡就會有許多的嘀咕告訴自己：『下次再給我設計，我就不會寫這個樣子。』、『我還有執行效率更高的寫法。』、『下次有機會，我要寫出更強大的功能。』，因為現在沒做到的，我們會希望下次有機會可以做的更好，所以當下次我們負責一個新案子時，會希望將過去沒做好的事，在第二個系統中實現，也因此讓第二個系統的專案範疇作了不合理的擴充，例如：客戶需求中只說支援SQLServer資料庫就好，但你卻偏偏讓他能支援四種；客戶的使用者只在台灣，你卻幫他做了多國語言的版本，諸如此類的範疇不當蔓延，我們都可以說是第二系統效應在作祟。
『計畫趕不上變化，變化趕不上老闆的一句話。』，這個大概是大家在作專案時作討人厭，但卻也是最有意思的地方，我已經配好人力了，但突然有個人離職了，所以我的時程受到影響；我已經談妥專案範疇了，但老闆突然說希望多加一個模組進來，所以我的範疇受到影響了，這些都是因為外力對專案的影響，只要專案經理在規劃時、溝通時能說服的了Stakeholder，那一切都不會太困難。
不過今天想談的不是來自於外部因素而造成的變更，而是專案經理本身的問題，如果你聽過第二系統效應，那應該對我想說的東西不陌生。
舉例來說，過去我開發了一個系統，系統開發過程中，我的經驗與程式能力正逐步在精進中，所以常常每三個月回去看之前寫的Code，就會發現當初寫的Code好像很差，非常想把它整個改掉，但由於系統每次修正就需要測試，要花費人力去進行這些工作，這在專案中是不允許的，所以我心裡就會有許多的嘀咕告訴自己：『下次再給我設計，我就不會寫這個樣子。』、『我還有執行效率更高的寫法。』、『下次有機會，我要寫出更強大的功能。』，因為現在沒做到的，我們會希望下次有機會可以做的更好，所以當下次我們負責一個新案子時，會希望將過去沒做好的事，在第二個系統中實現，也因此讓第二個系統的專案範疇作了不合理的擴充，例如：客戶需求中只說支援SQLServer資料庫就好，但你卻偏偏讓他能支援四種；客戶的使用者只在台灣，你卻幫他做了多國語言的版本，諸如此類的範疇不當蔓延，我們都可以說是第二系統效應在作祟。
我想舉個例子來說，暗黑破壞神三(Diablo III)這個遊戲，到目前已經10多年了還未推出，我在大學時候玩Diable II時對這個遊戲的喜愛度真的非常高，我到今年都還有拿出來再回味一下，這遊戲可以說是經典中的經典，後來再推出毀滅之王的資料片時，我也有繼續玩，感覺非常過癮，我想也是因為這樣的經典，所以在開發Diable III時，一定會無所不用其極地想要突破這些經典的內容，但既然可以被稱為經典中的經典，那還會那麼容易被超越嗎？我想是很困難的，但如果推出第三代卻沒有第二代好玩，行嗎？其實我是不太在意的，只要能多出一些新鮮的元素，我還是會去買的，但或許負責的人員不是這樣想，他希望能作出二代中做不到的，希望能推出全新的三代，對於3D效果的處理一定要做到最好，作了許多使用者不見得在意的功能，但其實只要他畫面有優化，有新的故事與背景，對玩家來說就已經是不同的遊戲了，等了十年，我都快放棄了。
(這部分延遲的原因我不確定，但我覺得只要是開發的專案就應該有個結束時間，但目前看來暗黑三並沒有，我合理的懷疑他是因為專案範疇蔓延所造成。)
我們必須要記得，專案是個暫時性的產出，一定有個明確的開始時間與結束時間，如果專案沒有結束時間，那身為專案經理的你絕對有問題，因為你連自己事情要做到什麼時候都不知道，如果你知道了，但是你卻讓他不當的蔓延，那你也是個不合格的專案經理，身為專案經理，受到老闆的威脅，你也要明確的告訴他以目前的專案人力、成本與時間，多作範疇外的工作會讓我們的目標無法達成，老闆接不接受是另一回事，但身為專案經理，你有責任要如實的告知現況。
範疇管理在專案管理中非常重要，範疇一旦不對，你做出來的結果絕對是未滿足需求的，身為專案經理千萬要多多留意，也要清醒的告訴自己，千萬不要落入第二系統效應中。
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游舒帆 (gipi) 探索原力Co-founder，曾任TutorABC協理與鼎新電腦總監，並曾獲選兩屆微軟最有價值專家 ( MVP )，離開職場後創辦探索原力，致力於協助青少年培養面對未來的能力。認為教育與組織育才其實息息相關，都是在為未來儲備能量，2018年起成立為期一年的專題課程《職涯躍升的關鍵24堂課》，為培養台灣未來的領袖而努力。 |
