小歐ou | 菜鳥自救會

 

一、簡介

快速步驟是 Outlook 2010 的新功能，可以說是可以協助我們預定一連傳的動作同時套用到電子郵件上，協助我們快速管理郵件。此功能位於功能表 [常用] 索引標籤內，以下針對此快速步驟進行說明與示範。

 

 

二、說明與示範

安裝完 Outlook 2010，會有一些預設的快速步驟，您可以使用或編輯這些快速步驟來符合自己管理郵件上的需求，以下針對預設的快速步驟進行說明。

1. 移動到資料夾 : 將選取的郵件移至您所指定的郵件資料夾，並標示該郵件為已讀取，步驟為 :

(1) 選擇郵件，按 [快速步驟] 中 [移至資料夾]。

(2) 出現 [選取資料夾]，選擇郵件要移動到的資料夾，按 [確定] 即可。

我們也可以編輯 [移動到資料夾] 的功能，參考以下步驟 :

(1) 在 [移動到資料夾] 按滑鼠右鍵，選擇 [編輯 移動到資料夾]

(2) 出現 [編輯快速步驟] 視窗，可進行修改名稱，想要修改圖示可點選名稱左邊的圖示進行變更。

(3) 設定您要做的連續動作，假如想要新增動作的話，按 [新增動作] 按鈕，假如要刪除某個動作，按動作右邊的 即可。

(4) 設定完成後按 [完成]。

 

 

2. 轉寄給經理 : 將郵件轉寄給您的主管，此動作其實就是做轉寄郵件，參考以下步驟 :

(1) 選擇郵件，按 [轉寄給經理]。

(2) 假如是首次使用，會需要設定收件者郵件位置。

(3) 設定完成後，以後按 [轉寄給經理] 時，則會直接將郵件轉寄給此收件人。

我們也可以編輯 [轉寄給經理] 功能，參考以下步驟 :

(1) 在 [轉寄給經理] 按滑鼠右鍵，選擇 [編輯 轉寄給經理]。

(2) 出現 [編輯快速步驟] 視窗，可以看到動作為轉寄，我們可以設定收件人。

(3) 設定完成後按 [完成] 即可。

 

3. 小組電子郵件 : 將郵件轉寄給您的小組其他成員，與 [轉寄給經理] 功能相同，設定多組收件人後，以後想要發信給同個團隊就不用每次都設定一次。由於此部分與先前功能相同，因此不多加敘述。

 

4. 完成 : 將郵件移至指定的郵件資料夾，並標示該郵件已完成且標示為已讀取。與 [移至資料夾] 功能相同，只是多了將郵件標示為完成。由於此部分與先前功能相同，因此不多加敘述。

 

5. 回覆及刪除 : 開啟對所選郵件的回覆並刪除原始郵件。

(1) 選擇郵件，按 [回復與刪除]。

(2) 出現回覆郵件，當郵件回覆後救回刪除原始郵件。

我們也可以編輯 [回覆及刪除] 功能，參考以下步驟

(1) 在 [回覆及刪除] 按滑鼠右鍵，選擇 [編輯 回覆及刪除]。

(2) 出現 [編輯快速步驟] 視窗，可以看到動作為回覆，然後刪除郵件，假如想要新增動作的話，按 [新增動作]。

(3) 設定完成後按 [儲存] 即可。

 

 

6. 新建 : 自行建立快速步驟來執行任何一連串命令。 參考以下步驟 :

(1) 按 [新建]，出現 [編輯快速步驟] 視窗。

(2) 輸入快速步驟的名稱，假如想要變更圖示，可以按 [名稱] 左邊的圖示進行變更。

(3) 設定此快速編輯的動作，假如想要在增加動作的話，按 [新增動作]。

(4) 您可以為此快速步驟設定快捷鍵，也可以選擇使用捷徑。

(5) 輸入工具提示文字，當滑鼠移動到上方時，出現提示文字。

(6) 完成後按 [完成]，所新增的快速步驟會出現在功能表中。

 

 

三、管理快速步驟

想要對所有快速步驟進行管理，我們可以透過 [管理快速步驟] 來達成，參考以下步驟 :

(1) 點選 [快速步驟] 分類右下角的圖示 。

(2) 出現 [管理快速步驟] 視窗，我們可以在左邊選取快速步驟，進行編輯、複製、刪除等工作。

(3) 按左下方的上下按鈕，調整快速步驟的順序。

(4) 按 [重設為預設值] 可將快速步驟還原成預設值。