針對Visio繪圖的圖形、樣板，分享自訂圖形與樣板的方式。
為了要讓這些示意圖形可以儲存資料，或者連結外部資料庫，我們可以為圖形定義圖形資料(Shape Data)，也就是資料庫系統裡所謂的資料欄位(Data Fields)。首先，我們先為圖形輸入顯示的文字，也就是要顯示在圖形上的標題(名稱)文字。此圖形顯示的文字是一個可以獨立操控的文字方塊。操作的方式是：點選圖形後，點按［常用］索引標籤裡的［文字］命令按鈕，即可編輯該圖形的顯示文字：
輸入文字(例如：「儲存體」)後，亦可自行調整文字的格式，諸如：字體、字型、字的大小、字的顏色，並可點按［常用］索引標籤裡的［文字區塊］命令按鈕，即可啟動其文字方塊以針對該圖形的顯示文字進行文字方塊的調整。由於圖形的顯示文字也是一個文字方塊的圖形架構，因此，可以輕易的調整其文字方塊大小、位置，以配合圖形的呈現。
Visio繪圖的特性與價值，就在於可以為圖形定義資料欄位，吾人稱之為「圖形資料」(Shape Data)，以儲存或連結資料。在定義圖形資料時，正如同定義資料庫的資料欄位一般，必須描述資料欄位(Field Name)(建議使用英文)、欄位的標籤名稱(Label)、資料類型(Data Type)，以及欄位格式(Format)等屬性。
以下就為先前設計的「儲存體」圖形定義以下的五項圖形資料，並賦予適當的格式。
請先以滑鼠右鍵點按圖形後，從展開的快顯功能表中點選［資料］［定義圖形資料］功能選單。
隨即開啟［定義圖形資料］對話方塊，進行第一項圖形資料的定義。例如：【標籤】為：「名稱」、【名稱】為「name」、資料【類型】為「字串」。完成後點按對話方塊底部的［新增］按鈕。
接著進行第二項圖形資料的定義。例如：【標籤】為：「儲存空間」、【名稱】為「space」、資料【類型】為「數字」。完成後再點按對話方塊底部的［新增］按鈕。
然後，進行第三項圖形資料的定義。例如：【標籤】為：「單位」、【名稱】為「storageunit」、資料【類型】為「變動清單」、【格式】則輸入「GB;TB;PB;EB;ZB;YB」。這便是完成下拉式清單選項的建立。完成後點按對話方塊底部的［新增］按鈕。
緊接著進行第四項圖形資料的定義。例如：【標籤】為：「月付金額」、【名稱】為「mpay」、資料【類型】為「貨幣」、【格式】則點選「NT$3」。完成後點按對話方塊底部的［新增］按鈕。
最後，進行第五項圖形資料的定義。例如：【標籤】為：「其他」、【名稱】為「note」、資料【類型】為「字串」。完成後點按對話方塊底部的［確定］按鈕，結束對話方塊的操作。
在開啟［圖形資料］窗格並點選圖形後，即可輸入各欄位資料，其中，「單位」即為下拉式選項清單功能。
依此類推，我們可以多建立幾個有用、常用的圖形，並賦予資料圖形以利於資料的儲存。其中，在定義資料圖形時，並不需要一個個的分別進行［定義圖形資料］對話方塊的操作，而是可以一口氣選取多個圖形後，才進行［定義圖形資料］對話方塊的操作，如此，便可以一次定義多個圖形具備相同的圖形資料。
