新版本的Visio讓匯入Excel外部資料至繪圖作品並連結資料記錄至圖形中的作業更加迅速、便捷～
圖形資料(Shape Data)
在Visio繪圖環境下繪製的圖形都可以儲存資料，而內建的各種專業功能與用途的樣板裡，也都包含了相關的、已事先定義的圖形資料(Shape Data)，或可稱為資料欄位或資料屬性。例如：流程圖形樣板裡的圖形，便預設了「成本」、「處理程序編號」、「擁有者」、「功能」、「開始日期」、「結束日期」與「狀態」等圖形資料。
即便是沒有預設圖形資料的圖形，使用者也可以自行建立圖形資料，客製化的定義圖形的欄位屬性。
透過［定義圖形資料］對話的操作，即可設定各個所需的資料欄位（圖形資料）。例如：建立下拉式的功能選單：
快速匯入Excel外部資料
在新版本的Visio 2016提供了更快速的資料匯入功能，只要在繪製完成的圖形上輸入關鍵資訊，即可迅速將來自Excel的外部資料匯入Visio繪圖並自動連結到每一個對應的圖形裡。例如：以下是一個12個工作項目的資料清單，可以是傳統的Excel範圍，也可以是Excel資料表。
在Visio中事先完成跨部門流程圖形的繪製，並在流程圖上輸入各項工作項目名稱，接著，只要點按［資料］索引標籤裡［外部資料］群組內的［快速匯入］命令按鈕，可以開啟［資料選取器］對話操作。
在開啟的［資料選取器］對話操作中，使用者只要選取Excel外部資料來源的活頁簿檔案之存取路徑與檔案名稱，按一下［完成］按鈕，即可立刻匯入並連結Excel資料製圖形中。
隨即，不但活頁簿已經匯入至Visio跨部門流程圖中，每一筆資料記錄也自動連結、填入至每一個流程圖形裡，讓流程圖形的資訊更加豐富、更有意義。此外，新版本的Visio 2016還提供［資料圖形欄位］工作窗格，可以讓使用者更容易的勾選圖形資料(資料欄位)，以預設的資料圖形呈現在繪圖作品上。
