摘要:匯入名冊自動創造出組織圖表
使用PowerPoint繪製組織圖表，應該是許多人的「痛」！透過快取圖形的拖曳繪製、打字、對齊、…往往花掉大半時間，殊不知，Visio正是繪製組織圖表的最佳利器，甚至，只要準備好一份名冊，管他是Word表格，還是Excel工作表，或者Access資料庫，藉由［組織圖精靈］的對話操作，連畫都不用畫，一張組織圖表就活靈活現的在您面前～
請在啟動Visio 2007後，開啟 [組織圖精靈] 範本，隨即進入 [組織圖精靈] 的對話操作，點選 [已經儲存在檔案或資料庫的資訊] 選項，並點按 [下一步] 按鈕。而組織成員名冊檔案可是Excel活頁簿、純文字檔案，或來自Microsoft Exchange Server目錄，甚至，符合ODBC相容資料來源的外部資料也可以。
選擇了名冊檔案後，接著便是從屬資料欄位的描述。譬如：設定組織成員姓名的資料欄位，通常這會是員工姓名或工號或身分證號碼…等具備主索引特性的資料欄位。然後，再設定每位成員其上司姓名的資料欄位，通常這會是上司的姓名或工號或身分證號碼…等資料欄位。
至於組織圖表裡每一個成員方塊上所要顯示的資料欄位，建議不要選擇太多的欄位，理想上2到3欄即可，因為，組織圖最主要的目的是要呈現成員與成員之間的從屬架構關係，而不是每一位成員的詳細資料。
至於其他未選擇要顯示在圖表上的資料欄位，可以選擇為每一個組織圖方塊圖案的屬性欄位(圖形資料)：
若您準備的名冊成員眾多，彼此的從屬關係也複雜龐大，則您可以選擇要自行決定分頁狀況 (指定每一頁顯示的組織內容)，或者，讓組織圖精靈為您自動進行分頁。當然，若您的名冊成員不多，僅需一頁即可繪製完成，則建議選擇後者。
來自名冊資料檔案的組織圖表在瞬間完成，完全不費吹灰之力！