如果你正在進行流程管理，那麼現在和將來的流程狀態是必須知道的。在對流程進行任何調整之前，您應該清楚了解它現在的運行方式，以及對流程進行任何更改後的樣子。
原來和將來流程：基礎
在AS-IS 是一個過程的狀態是“現在”狀態。這是過程如何進行操作，然後再進行任何更改或改進。將要被處理，而另一方面，是未來的狀態。
要真正使您的過程改進計劃有效，您需要記錄並映射兩種狀態。“按原樣”可讓您準確了解過程如何工作。除非您親自負責處理該特定流程，否則這部分對理解如何進行任何改進至關重要。
一旦你已經知道這個過程如何，你可以分析它並提出一些改進建議。此時，您需要記錄待定狀態。擁有新流程的地圖使其更容易實施，原因有幾個。
- 參考點 - 您可以參考您應該做出的更改。
- 過程標準化 - 沒有人喜歡變化。為了確保您的員工堅持新流程而不僅僅是恢復舊流程，您可以使用待處理流程文檔作為參考。
為了幫助您真正了解這兩種流程狀態如何提供幫助，我們將解釋如何記錄這些流程狀態並使用文檔進行流程改進。
步驟1：記錄原有流程
在您實際記錄原有流程狀態之前，您需要非常清楚地了解它。
除非你自己做了足夠多的時間，否則你必須做一些研究。
有幾種方法可以了解這一過程...
- 觀察 - 最直接的方法。簡單地觀察過程。
- 面談 - 與正在進行工作的員工面談。
- 調查問卷 - 調查有關過程。比面試更有效，但通常信息量較少。
- 項目團隊 - 一個由員工或流程改進專家組成的特殊團隊。
在大多數情況下，向流程研究組合添加“訪談”通常是一個好主意。正如你所猜測的那樣，對這個過程最了解的人是實際工作的員工。他們可以是豐富的洞察力 - 他們中的一些人甚至可能已經有了關於如何改進流程的想法。
理想情況下，您需要諮詢在流程中扮演不同角色的員工。
舉例來說，假設您正在處理客戶入職流程。您希望與來自以下每個部門的員工交談：銷售，入職和客戶服務。
一旦獲得了有關流程的所有信息，就可以開始映射它。
最直接的方法是用流程圖。只需在流程中繪製不同的步驟，即可完成設置。所以，例如...
有3種主要的方法來進行過程映射 ...
- 筆和紙 - 最直接的選擇。只需拿起筆和紙並繪製流程圖即可。
- 流程圖軟件 - 用於創建工作流程圖的軟件。因為您可以與員工分享文件，所以比筆和紙更好。
- 工作流管理軟件 - 用於數字化和跟踪流程。這還帶來了額外的好處，使得流程運行得更快，更順暢，因為沒有人會問“誰又應該再做X？”。
步驟＃2：分析原有流程並找出改進
在開始處理待處理文檔之前，您需要弄清楚它的外觀。
您需要分析原有流程，發現任何低效率和缺陷，其中一些可能有點難以發現。由於每個企業都有完全不同的流程，因此沒有一種可靠的方法可以做到這一點。然而，你可以問自己以下問題以獲得一些見解。
- 被限期頻頻失手的過程中？
- 一些流程步驟是否需要很長的時間？
- 一些過程步驟是時間還是匯款？為什麼？
- 哪個流程步驟對產出影響最大？有什麼方法可以提高效率嗎？你能用技術來自動化嗎？
步驟＃3：記錄和實施待過程
一旦完成分析，您應該對如何改進流程有幾點不同的看法。
在這一點上，您可以開始創建想要的流程圖。這與映射原有流程的方式基本相同：您創建的流程圖與原有流程幾乎相同，只需進行任何調整即可。
隨著即將到來的流程，實施是更難的部分。有時候，你的改進可能不如你想像的那麼有效。其他人，你的員工需要一段時間才能適應新的過程。
我們推薦幾種最佳實踐來幫助簡化實施。
- 從小處著手 - 儘管您的新流程看起來似乎是一個好主意，但它可能會變成一場災難。為了解決這個問題，小規模地開始這個過程。一旦您確定新流程在經驗上更好，您可以擴展並在公司範圍內應用。
- 實施流程 - 您不能無視任何員工，並說“我們將從現在開始完全不同。”他們需要了解您為什麼要對流程進行更改以及它將如何影響他們的工作。然後，你需要確保他們堅持新的過程。有兩種方法可以做到這一點：經常檢查他們的工作，或使用工作流程管理軟件來執行新流程。
- 衡量標準的基準 - 您必須100％確定新流程優於舊流程; 否則，你只會浪費時間。選擇正確的指標來衡量實施後的基準。這樣，您可以確定您所做的更改絕對是正面的。
實施後
實現即將到來的過程狀態並不完全是你工作的結束。
您需要確保您所做的更改實際上對公司有利。要做到這一點，您需要確保實施後的新指標保持原有水平。
最簡單的方法是使用工作流程管理軟件。該軟件會跟踪您的過程輸出，讓您知道您所做的改進是否有益。
