【工具介紹】Teams功能初探(比line更好用的溝通工具)

Teams是微軟近兩年主打的商業用溝通工具,是屬於Office 365內的功能之一,建立於Azure上的強大運用。主要的對手是Slack,因此他不僅僅是一個溝通工具,也是一個同Slack一樣,是個多資訊源溝通、通知整合平台。以開發者角度來說,可以跟Azure DevOps結合,加上專案管理的Planner,就可以做到簡易的軟體開發。當然裡面還有眾多的功能與應用程式,不僅限於微軟本身產品,也包含Trello、Github等知名軟體、服務,因此可以作為企業內部無論是討論溝通、開發研究、專案管理、數據分析等等不錯的呈現平台。

最重要的是,跟Slack一樣,可支援多平台(Windows, macOS, iOS, Android)、網頁,加上支援的APP眾多,又跟微軟本身的服務結合,是個不容小覷的一大服務。

(註:微軟的VSTS已於今年-2019改名為Azure DevOps)


將以「通知」、「聊天」、「團隊」進行說明,並且模擬一個小case,說明如何使用Teams。

 

通知:

左邊有「通知」Tag,會看到「摘要」,摘要就是通知的列表,點擊所要的通知資料,右邊的區塊就換轉換過去。

附圖一的範例是「團隊」,點擊後就轉換成該討論「團隊」中。

 

「團隊」的「交談」功能可以針對某成員的對話進行回覆,因此可以針對某個事件彼此討論。

情境:當我在「小萌新」團隊中發表「這個網站顯示功能有bug」,團隊成員就可以針對我這個對話,在「回覆」功能下進行討論,讓問題的討論可以不會被其他成員的訊息掩蓋。這是Line的回覆功能之進階版,每個對話都是獨立的討論版之概念,類似Facebook的貼文與回應。

在「團隊」中有分「公開」、「私人」群組權限,差別在於「公開」的話大家都可以進來討論;「私人」只有受到邀請的人才能進入,而且資料無法輕易被轉移出去。

 

聊天:

聊天於左邊第一個框格中,顯示的是「最近」、「聯絡人」等聯絡人資訊,而右邊是討論的對話框。

裡面可以選擇視訊、通話等功能,也可以邀請人進入討論群組,而這些資料可置於「檔案」、「活動」等等功能列標籤,也可以新增到功能列標籤內的「應用程式」中,像是新增Planner後,把工作項目列入其中。

其中對話記錄,不會存於信箱中,應該是存在他們的server內,可避免我們日常使用的網路空間被對話記錄給佔據,也可以達到行動辦公室之目的。

(儲存方式可參考:https://docs.microsoft.com/zh-tw/office365/securitycompliance/retention-policies,此非一般使用者可以操作)


 

 

團隊:

可以自行新增團隊或把人加入團隊中。

在每個團隊中可以建立多個「頻道」,像是我們可以建立開發討論的「Dev」頻道,專案需求的「需求」頻道。每個頻道下都擁有各自的「交談」、「檔案」、「Wiki」等等功能,可以讓不同目的之頻道內討論與資訊可以集中,不會過於紛亂。

 

其中「Wiki」功能是讓大家可以針對這個頻道進行說明,像是提供需求概況、作業流程、開會資訊等等資料,簡單來講就是個專案說明書的概念。

 

 

當然可以新增更多功能標籤,像是專案管理的Planner,分析工具Power BI,第三方App的Youtube、Trello、Github等等。


 

在新增完後,就會產生新的索引標籤,這些功能就會裝載於「頻道」中。以下圖為例,這是一個Planner的頁面,在這邊可清楚看到這個Channel內的工作事項與進度,讓人快速了解專案進展與內容。

 

所以「團隊」面板功能,可以達到這樣的使用情境

「小萌新」團隊裡面有「需求」、「Dev」、「測試」三個頻道,分別是為了專案需求、軟體開發、軟體測試而開。

在專案初期,由PM等相關人員於「需求」頻道中討論,並把相關文件放在「檔案」內彼此分享,然後把結果整合成一份wiki文件,讓大家可以共筆並且一同觀看需求內容。

接著在開發階段時,由開發相關人員於「Dev」內討論技術與專案進度。PM使用Planner,規劃需求相關的進度後,把工作分配給Dev人員進行開發,並且制定他們的工作內容與流程。於Planner中PM與開發人員可以清楚知道工作項目,及自己的代辦事項。(如果結合版控系統,「Dev」內可設置機器人通知PM、或其他成員有關於程式開發狀況)當有需要通知大家,或是相關技術或是know-how,可以記錄於Wiki內,讓大家知識可以快速的流通。

最後進入測試階段,將使用「測試」頻道,該頻道可以讓相關測試人員一起進入,當測試有問題可以在「交談中討論」,測試文件也可以放在「檔案」中,而操作的SOP、測試內容等等可以記錄於wiki,而測試報告可以結合Azure DevOps,看到測試的內容與結果。

這樣的分法可把每個階段獨立,輕輕鬆鬆的把不同資訊隔開。像是測試階段,不需要知道開發的細節,要實作哪個funciton,他們應該著重於程式的運作是否有問題。開發者同樣的不用知道測試團隊要用使用哪個程式語言實作測試內容,以及使用什麼工具。這樣就可以避免資訊過於混亂,這就是Line、Skype無法達到的。

 

參考:

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